「受注の電話やFAXが集中する時間帯に、担当者が対応しきれない」「受注データの入力ミスで、誤出荷や請求漏れが起きている」「在庫の数字と売上の数字がなかなか合わない」

このような課題の多くは、受注処理が「受付」「発注」「在庫」「出荷」「売上計上」と部署や担当者ごとに分かれ、情報の受け渡しが途中で途切れることから起こります。

こうした課題の解決策として、受注から売上計上までの一連の処理をまとめて外部に任せる「受注センター（受注事務局）」の外注があります。受付だけを切り出す外注とは違い、受発注、在庫管理、入庫、出荷、売上計上までを一つの窓口で処理するため、業務の抜け漏れや確認の手間を減らせます。

この記事では、受注センターに任せられる業務の範囲、受注から売上計上までの流れ、外注のメリットと注意点、外注先の選び方を解説します。

受注センター（受注事務局）とは？受注処理を丸ごと任せる外注の形

受注センターの役割

受注センターとは、顧客や取引先からの注文を受け付け、その注文が商品の出荷と売上計上に結びつくまでの一連の事務処理を担う部門や拠点のことです。「受注事務局」「受注窓口」とも呼ばれます。

受注センターの役割は、注文を受けるだけではありません。受けた注文をもとに在庫を確認し、必要に応じて仕入先へ発注し、物流センターへ出荷を指示し、出荷後に売上を計上する。この「注文を売上に変えるまでの事務処理」全体を正確に進めることが、受注センターの本来の役割です。

受付だけの受注代行との違い

受注業務の外注には、大きく分けて2つの形があります。

受付だけを外注した場合、受注データを受け取った後の在庫確認、発注、出荷指示、売上計上は社内で行う必要があります。そのため、外注先と社内の間でデータの受け渡しや確認の作業が残ります。

一方で受注センター業務を丸ごと外注すれば、注文から売上計上までを同じ窓口で処理するため、部署間の引き継ぎ自体をなくせます。本記事で扱うのは、この「丸ごと外注」の形です。

受注事務局（受注センター）が担う主な業務

受注事務局の仕事は、注文を受け付ける「受付チャネル」ごとの対応と、受け付けた後の事務処理に分かれます。まずは受付チャネル別の対応から見ていきましょう。

電話での受注対応

電話での受注は、取引先が口頭で商品名や数量、納期を伝えるため、聞き取り間違いや記録漏れが起こりやすいチャネルです。受注事務局では、品番や数量、納品先の復唱確認を徹底し、受注内容をその場でシステムに入力します。

電話は、在庫の有無や納期の問い合わせ、急ぎの追加注文など、注文以外の相談が入りやすいのも特徴です。在庫状況を確認しながら即答できれば、取引先を待たせずに済みます。

メールでの受注対応

メールでの受注は、文面や添付ファイル（注文書・Excelなど）で注文内容が届くため、記録が残る一方で、形式が取引先ごとにばらばらになりがちです。受注事務局では、注文内容をシステムに入力し、受付完了や納期の回答をメールで返信します。

件名や本文の書き方が取引先ごとに異なるため、見落としや二重登録を防ぐチェックの仕組みが欠かせません。

FAXでの受注対応

BtoB取引では、今もFAXで注文書を送る取引先が少なくありません。FAXは手書きの文字や印字のかすれで数字を読み間違えやすく、入力ミスが誤出荷の原因になりやすいチャネルです。

受注事務局では、注文書の内容を目視で確認しながら入力し、判読しにくい箇所は取引先へ確認します。件数が多い場合は、FAXを電子データとして受け取り、OCR（光学文字認識）を組み合わせて入力を効率化する方法もあります。

WEB（ECサイト・受発注システム）での受注対応

ECサイトやWEB受発注システムからの注文は、データが自動で取り込まれるため、手入力の手間は少なくなります。ただし、在庫引当の確認、住所や配送条件の不備、支払い確認、キャンセルや変更依頼など、人の判断が必要な処理は残ります。

受注事務局では、WEBからの注文データを確認し、例外処理や問い合わせへの対応を担います。

受注後の変更・キャンセル・問い合わせ対応

注文を受けた後も、数量の変更、納期の前倒し、キャンセル、納期の問い合わせなどが発生します。受注事務局がこれらの窓口もまとめて担うことで、「注文内容の最新版はどれか」がわからなくなる事態を防げます。

変更内容は、在庫引当や出荷指示にもすぐ反映させる必要があります。受注から出荷までを同じ窓口で扱っていれば、変更の反映漏れが起きにくくなります。

受発注から在庫管理・入庫・出荷・売上計上までの流れ

受注センター業務を丸ごと外注する最大の特徴は、受注から売上計上までを一気通貫で処理できる点です。ここでは、一連の流れをステップごとに解説します。

ステップ1：受注の受付と内容確認

電話・メール・FAX・WEBの各チャネルで注文を受け付け、受注データとしてシステムに登録します。この段階で、品番、数量、単価、納期、納品先、取引条件などに不備がないかを確認します。

最初の登録内容が、この後の在庫引当、出荷、売上計上のすべてに使われるため、ここでの正確さが業務全体の品質を左右します。

ステップ2：在庫確認と随時発注

受注内容をもとに在庫を確認し、出荷に必要な数量を引き当てます。在庫が足りない場合や、在庫を持たない取り寄せ品の場合は、仕入先やメーカーへ随時発注を行います。

受注と発注を同じ窓口で処理できるため、「受注したのに発注されていなかった」「同じ商品を二重に発注していた」といったミスを防げます。発注後は、仕入先からの納期回答を取引先への納期連絡に反映させます。

ステップ3：物流センターへの出荷指示

在庫が確保できたら、物流センターへ出荷を指示します。出荷日、配送方法、納品先、同梱物などの情報を正確に伝え、指定の納期に間に合うように手配します。

在庫がある物流センターから直接出荷する場合もあれば、仕入先から取引先へ直送する場合もあります。受注事務局は、注文ごとに適切な出荷方法を判断し、手配を進めます。

ステップ4：商品の入庫と在庫管理

仕入先から商品が届いたら、入庫の予定と実績を照らし合わせ、数量や品番に違いがないかを確認して在庫に計上します。出荷や入庫のたびに在庫数を更新し、帳簿上の在庫と実際の在庫に差が出ないよう管理します。

在庫管理まで同じ窓口で担うことで、欠品しそうな商品を早めに把握し、発注のタイミングを調整しやすくなります。受注の状況と在庫の状況を一か所で見られることが、欠品や過剰在庫の防止につながります。

ステップ5：出荷後の売上計上

商品を出荷した後、受注データと出荷実績をもとに売上を計上します。売上計上のタイミング（出荷時・納品時・検収時など）は、企業ごとの会計方針や取引条件に従います。

受注内容と出荷実績を照合したうえで売上を計上するため、請求漏れや二重請求を防げます。計上したデータは、請求書の発行や経理部門での処理に引き継がれます。

一気通貫で任せると、情報が途中で途切れない

これらの工程が部署ごとに分かれていると、各部署の間でデータを受け渡すたびに、転記ミスや確認待ち、連絡漏れが起こりやすくなります。

受注センター業務を丸ごと外注すれば、受注、発注、在庫、出荷、売上の情報が一つの窓口に集まります。「受注したはずの注文が出荷されていない」「出荷したのに売上が計上されていない」といったズレが起きにくくなり、問題があったときも原因をたどりやすくなります。

受注処理を丸ごと外注するメリット

受注ミスや転記ミスを減らせる

受注から売上計上までを同じ窓口で処理すれば、部署間でデータを転記する作業が減ります。転記の回数が少なくなるほど、入力ミスが入り込む機会も少なくなります。

また、受注センターの専門スタッフは、復唱確認やダブルチェックなどの手順を標準化したうえで業務を行うため、担当者の経験に頼らずに一定の品質を保ちやすくなります。

繁忙期や人手不足に柔軟に対応できる

受注件数は、季節やキャンペーン、決算期などによって大きく変わります。社内の人員だけで対応していると、繁忙期には残業が増え、閑散期には人が余るという状態になりがちです。

外注すれば、受注件数の増減に合わせて体制を調整できます。退職や休職で担当者が抜けたときも、業務が止まる心配を減らせます。

受注・在庫・売上の数字がつながる

受注、在庫、売上を別々の部署で管理していると、それぞれの数字が合わないことがあります。原因を探すために各部署へ確認を取る作業は、大きな負担です。

一気通貫で外注すれば、受注データを起点に在庫と売上の数字が連動するため、数字のズレを防ぎやすくなります。経営判断に必要な受注状況や在庫状況を、正確なデータで把握できる点もメリットです。

社員が営業や企画などのコア業務に集中できる

受注処理は、欠かせない業務である一方で、直接売上を伸ばす業務ではありません。営業担当者が受注の入力や在庫確認に時間を取られていると、新規開拓や既存顧客へのフォローが後回しになってしまいます。

受注センター業務を外注すれば、社員は営業や商品企画、顧客対応の改善など、自社にしかできない業務に時間を使えるようになります。

業務の属人化を解消できる

「この取引先の注文はAさんしかわからない」「イレギュラーな処理は担当者の頭の中にしかない」といった状態は、担当者が不在になった途端に業務が止まるリスクを抱えています。

外注する際には、業務の手順をマニュアルとして整理し、判断基準を明文化します。その過程で業務が標準化され、特定の担当者に頼らない体制を作れます。

受注センター外注の注意点

社内に業務のノウハウが残りにくい

受注処理を丸ごと任せると、社内の担当者が業務の細かい流れを把握しにくくなります。将来的に業務を社内に戻す場合や、外注先を変更する場合に困ることがあります。

対策として、業務マニュアルの共有や、処理件数、エラー件数、問い合わせ内容などの定期的な報告を外注先に依頼しておきましょう。

情報漏えいへの対策が欠かせない

受注処理では、取引先の社名や担当者、住所、取引条件、販売価格など、社外に出ると困る情報を扱います。外注先を選ぶ際は、情報セキュリティの管理体制を必ず確認しましょう。

プライバシーマークの取得やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証取得は、外注先の管理体制を判断する目安の一つになります。あわせて、作業場所の入退室管理や、データへのアクセス権限の管理方法も確認しておくと安心です。

イレギュラー対応の判断基準を決めておく

取引先ごとの特別な値引き、在庫不足時の優先順位、急な納期変更など、受注業務には判断が必要な場面が多くあります。判断基準があいまいなまま外注すると、そのたびに社内への確認が発生し、効率化の効果が薄れてしまいます。

外注の開始前に、外注先で判断してよい範囲と、社内に確認すべき範囲を明確にしておきましょう。

受注センターの外注に向いている企業

次のような課題を抱えている企業は、受注センター業務の外注を検討する価値があります。

• ・電話・メール・FAX・WEBなど受付チャネルが多く、窓口の対応が追いつかない
• ・受注入力のミスによる誤出荷や請求漏れが起きている
• ・受注、在庫、売上を別々の部署で管理しており、数字が合わないことがある
• ・繁忙期と閑散期で受注件数の差が大きい
• ・受注業務が特定の担当者に依存している
• ・営業担当者が受注処理に時間を取られている
• ・新しい商品や販路の立ち上げに合わせて、受注体制を整えたい

特に、受注後の発注、在庫、出荷、売上計上までの流れに課題がある場合は、受付だけの外注ではなく、一連の業務を丸ごと任せる形が効果的です。

受注センターの外注先を選ぶポイント

受注から売上計上まで対応できるか

まず確認したいのが、外注先が対応できる業務の範囲です。受付と入力だけに対応する外注先もあれば、発注、在庫管理、入庫、出荷指示、売上計上まで一括で対応できる外注先もあります。

一気通貫の効果を得るには、自社が任せたい範囲を洗い出したうえで、その範囲をまとめて引き受けられる外注先を選びましょう。

自社の受付チャネルに対応できるか

電話、メール、FAX、WEBなど、自社で使っている受付チャネルにすべて対応できるかを確認します。チャネルごとに外注先が分かれると、窓口が増えて管理が複雑になります。

電話受付の対応時間や、繁忙期の受付体制もあわせて確認しておきましょう。

自社のシステムや物流センターと連携できるか

受注センター業務では、受注管理システムや在庫管理システム、会計システムとの連携が欠かせません。自社が使っているシステムをそのまま利用して運用できるか、データの受け渡し方法はどうなるかを確認しましょう。

物流センターとの連携方法も重要なポイントです。出荷指示の伝え方や、入庫・出荷実績の共有方法について、事前にすり合わせておく必要があります。

情報セキュリティの管理体制が整っているか

前述のとおり、受注処理では取引先の情報や取引条件を扱います。プライバシーマークの取得状況やISMSの認証取得状況、セキュリティ教育の実施状況、作業場所の管理体制を確認しましょう。

業務の立ち上げや引き継ぎを支援してくれるか

受注業務を外部に移すには、現在の業務フローの整理、マニュアルの作成、テスト運用などの準備が必要です。こうした立ち上げ段階から支援してくれる外注先であれば、スムーズに移行できます。

開始後も、処理状況の報告や業務改善の提案を行ってくれるかどうかは、長く付き合える外注先かを見極めるポイントになります。

受付業務を中心とした受注代行サービスを比較したい場合は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

▶関連記事：受注代行サービスおすすめ10選！料金相場や選び方も解説

受注センター業務を外注するまでの流れ

受注センター業務を外注する際は、一般的に次の流れで進めます。

ステップ1：業務の棚卸し

受付チャネル、受注件数、受注後の処理、関係部署、使用しているシステムを洗い出します。

ステップ2：外注範囲の決定

どこからどこまでを外注するか、社内に残す判断業務は何かを決めます。

ステップ3：外注先の選定・相談

対応範囲、システム連携、セキュリティ体制、費用などを比較し、外注先に相談します。

ステップ4：業務設計・マニュアル作成

業務フロー、判断基準、報告方法を外注先とすり合わせ、マニュアルにまとめます。

ステップ5：テスト運用

一部の取引先やチャネルから運用を始め、問題点を洗い出して改善します。

ステップ6：本格稼働・定期的な見直し

本格的に運用を始めた後も、定期報告をもとに業務の改善を続けます。

いきなりすべての業務を切り替えるのではなく、段階的に移行することで、取引先への影響を抑えながら外注を進められます。

受注センター業務の外注ならグロップ

株式会社グロップは、1975年10月13日に設立し、岡山県岡山市に本社を置く総合アウトソーサーです。年間4,000件以上のアウトソーシング案件に対応しています。

青森・東京・愛知・岡山にBPOセンターを構えており、受注処理を含むさまざまな事務業務の外注に対応しています。

情報セキュリティの面では、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が付与するプライバシーマークを取得しているほか、特定個人情報の取扱いに関する基本方針を定めています。また、桑野物流センターではISMS認証を取得しています。取引先の情報や取引条件を扱う受注業務も、安心してお任せいただける体制を整えています。

受注の受付から出荷、その後の売上計上まで、どこまでを外注できるかは業務の内容によって異なります。「どの工程から任せられるか分からない」という段階でも、お気軽にご相談ください。

よくある質問

この記事のまとめ

受注センター（受注事務局）の外注は、電話・メール・FAX・WEBでの受付から、受発注、在庫管理、入庫、出荷、売上計上までの一連の処理をまとめて任せる方法です。

受付だけを外注する場合と比べて、部署間のデータの受け渡しがなくなるため、転記ミスや連絡漏れを防ぎ、受注・在庫・売上の数字を一致させやすくなります。繁忙期への対応や属人化の解消、社員がコア業務に集中できる点もメリットです。

一方で、外注先を選ぶ際は、対応できる業務の範囲、受付チャネル、システムや物流センターとの連携、情報セキュリティの管理体制を確認することが大切です。

受注処理の負担やミスに課題を感じている場合は、受注から売上計上までを一気通貫で任せられる受注センターの外注を検討してみてください。