「DM発送代行」で検索すると、出てくるのはEC事業者向けの記事ばかり。自社が抱えているのは市民向けの通知書だったり、応募者への当選案内だったり、受験生への募集要項だったりするのに、それを任せられるのかどうかが分からない――。

こうした行き詰まりが起きるのは、DM発送代行に求められる要件が、業界によってまったく違うからです。

たとえば自治体の通知書では、1通の誤送付も許されない一方、発送のタイミングは制度改正に左右されます。キャンペーンの当選通知は、企画が決まってから発送までの期間が極端に短い。教育系の募集要項は、出願開始日に間に合わなければ意味がありません。同じ「DMを送る」でも、優先すべき条件が異なるのです。

この記事では、自治体BPO・キャンペーン・教育系という3つの領域について、それぞれ何を発送し、何が制約になり、委託先に何を確認すべきかを整理します。

DM発送代行に委託できる業務範囲

業界別の話に入る前に、DM発送代行の工程を分解しておきます。「発送だけ」を委託するのか、その前後まで含めるのかで、選ぶべき委託先が変わるためです。

宛名データの受領・名寄せ・クレンジング

発送先のリストを受け取り、発送可能な状態に整える工程です。重複データの統合（名寄せ）、住所表記のゆれの統一、転居や退会による不要データの除去などを行います。

この工程を省くと、同一世帯への重複発送や宛先不明による返戻が増え、結果的にコストが膨らみます。リストの精度に不安がある場合は、委託範囲に含めるべき工程です。

印刷（宛名印字・可変印字）

宛名の印字に加え、受取人ごとに内容を変える可変印字にも対応できるかが確認ポイントです。自治体の通知書のように、宛先ごとに金額や日付が異なる文書では必須の機能になります。

封入・封緘、圧着ハガキの加工

封筒への封入と封じ止め、あるいは圧着ハガキの加工を行う工程です。複数の書類を1通にまとめる場合、正しい組み合わせで封入されているかの検品体制が品質を左右します。誤封入は、他人の個人情報が第三者に届くという重大な事故に直結します。

発送

郵便物として差し出す工程です。発送方法によって郵便料金の条件が変わる場合があり、大量発送では、この差が総コストに影響します。どのような発送方法を提案してくれるかは、委託先を比較する際の観点のひとつです。

返戻物の処理と結果報告

宛先不明で戻ってきた郵便物を回収し、理由を分類して報告する工程です。この工程を委託範囲に含めておくと、次回発送に向けたリストの精度向上につながります。返戻データを反映しないまま発送を繰り返すと、無駄なコストが毎回発生します。

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DM発送は業界によって求められる要件が違う

同じDM発送でも、業界ごとに「絶対に外せない条件」が異なります。3つの領域を対比すると、違いが明確になります。なお、以下の整理は本記事が比較のために設けたもので、業界標準の分類ではありません。

注目したいのは最下段です。自治体の通知書は「読まないと不利益が生じる」文書であり、キャンペーンの当選通知は「届かないとトラブルになる」文書、教育系の募集要項は「届かないと機会を失う」文書です。

いずれも「届かないこと」が問題になる点は共通していますが、問題の性質が違うため、委託先に求める体制も変わってきます。以下、1領域ずつ見ていきます。

自治体BPOのDM発送

どのような発送物があるか

自治体から住民に向けて送られる文書は多岐にわたります。各種の通知書、健康診断やワクチン接種の案内、制度変更の周知文書、給付金や助成金の案内などが代表的です。

特徴は、発送のタイミングが自治体側の裁量で決まらないことです。制度改正や国からの通知に連動して発生するため、「来月までに全世帯へ通知を出す」といった突発的な大量発送が生じます。一方で、庁内の人員は限られています。こうした構造が、外部委託を検討する背景にあります。

個人情報の取扱いに関する要件

自治体のDM発送で最も重い制約が、個人情報の取扱いです。押さえておくべき点は3つあります。

第一に、法制度の枠組みそのものが変わりました。令和3年の改正により、個人情報保護法・行政機関個人情報保護法・独立行政法人等個人情報保護法の3本の法律が1本に統合され、地方公共団体の個人情報保護制度についても統合後の法律で全国的な共通ルールが規定されました。あわせて全体の所管が個人情報保護委員会に一元化されています。地方公共団体等に関する部分は令和5年4月1日に施行されました。委託先の選定にあたっては、この共通ルールを前提とした管理体制が求められます。

第二に、マイナンバー（個人番号）を含む情報は「特定個人情報」として、番号法により別の規律が適用されます。番号法は個人情報保護法の特例を定める法律です。個人情報保護法が安全管理措置（第23条）、従業者の監督（第24条）、委託先の監督（第25条）を定めているのに加え、番号法第12条はすべての事業者に対して個人番号の安全管理措置を講じることを義務づけています。マイナンバーを含む文書を発送する場合は、委託先がこの水準に対応できるかを個別に確認する必要があります。

第三に、再委託の扱いです。とくにマイナンバーを含む特定個人情報については、番号法第10条により、委託を受けた者は委託者の許諾を得た場合に限って再委託ができると定められています。再委託を受けた者がさらに別の事業者へ委託する場合も、最初の委託者の許諾が必要です。

つまり、二次請け・三次請けの体制そのものが禁じられているわけではありませんが、各段階で許諾が必要であり、委託元には委託先への監督義務が課されます（番号法第11条）。委託先がどこまでを自社で行い、どこから他社に出すのかは、契約前に必ず確認すべき事項です。

なお、これらは概要にすぎません。実際の要件は自治体や案件によって異なるため、所管部署の定める仕様や、法務・情報政策の担当部署への確認が不可欠です。

調達手続きへの対応

自治体の業務委託は、入札やプロポーザル方式による調達手続きを経るのが通例です。民間企業間の取引と異なり、仕様書に基づく提案と、価格・技術両面の評価が行われます。

このため、委託先には手続きに必要な書類の準備や、仕様書の要件に沿った体制の提示が求められます。過去に同種の案件を扱った経験があるかどうかが、提案の精度に影響します。

委託先に確認すべきこと

自治体BPOのDM発送で確認すべきことをまとめます。

• ・特定個人情報を含む業務に対応できるか
• ・再委託の有無と、行う場合の管理体制
• ・個人情報の管理について、第三者機関の認証を受けているか
• ・誤送付を防ぐための検品体制が具体的に説明できるか
• ・突発的な大量発送に対応できる体制があるか

キャンペーンのDM発送

どのような発送物があるか

販促キャンペーンに伴う発送物は、応募案内やチラシ、当選通知、そして賞品そのものです。近年はSNSキャンペーンの当選者に賞品を送るケースも増えています。

自治体案件との最大の違いは、発送物の内容や数量が直前まで確定しないことです。応募数が読めなければ当選者数も確定せず、賞品の数量も決まりません。

短納期・数量変動への対応が要件になる

キャンペーンでは、企画の決定から発送までの期間が極端に短いことが珍しくありません。応募締切から当選通知までの期間が定められている場合、その日程は動かせません。

また、数量の変動幅が大きいのも特徴です。想定の半分しか応募がない場合もあれば、想定を大きく超える場合もあります。あらかじめ確保した人員では対応しきれない事態が起こりえます。

そのため、キャンペーンのDM発送では、繁忙時に人員を増やせる体制があるかが実質的な選定基準になります。平常時の対応能力ではなく、ピーク時に何をどこまでできるかを確認してください。

委託先に確認すべきこと

キャンペーンのDM発送で確認すべきことをまとめます。

• ・最短でどれくらいの納期に対応できるか
• ・数量が想定から変動した場合、どこまで吸収できるか
• ・賞品の保管、同梱物の封入に対応できるか
• ・当選者の個人情報をどのように管理・破棄するか
• ・発送作業と、応募受付や問い合わせ対応をまとめて委託できるか

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教育系のDM発送

どのような発送物があるか

学校法人や教育事業者が扱う発送物は、募集要項、オープンキャンパスの案内、資料請求への返送物、在校生・保護者向けの通知などです。

特徴は、年間のスケジュールが固定されていることです。オープンキャンパスの時期、出願受付の開始日、入試日程は、年度ごとに大きく変わりません。この点は自治体やキャンペーンと大きく異なります。

出願スケジュールに対する納期厳守が最優先

スケジュールが固定されているということは、発送日を1日でも逃すと取り返しがつかないということでもあります。出願開始日を過ぎて募集要項が届いても、受け取った側にとっての価値は大きく下がります。

また、資料請求への対応スピードも見逃せません。複数校に資料請求した受験生にとって、届くまでの早さは学校の印象に影響する可能性があります。請求から発送までのリードタイムをどこまで短縮できるかは、実質的な広報施策のひとつです。

さらに、名簿の管理精度も重要です。教育系の発送では、対象者が学年や志望分野によって細かく分かれます。誤った対象者に送れば、機会損失であると同時に、受け取った側の不信感にもつながります。

委託先に確認すべきこと

教育系のDM発送で確認すべきことをまとめます。

• ・発送日を確約できるか、遅延時の対応はどうなるか
• ・資料請求から発送までのリードタイムをどこまで短縮できるか
• ・対象者を条件で絞り込んだ発送に対応できるか
• ・年間スケジュールに合わせた計画的な体制を組めるか
• ・冊子など、厚みや重量のある発送物に対応できるか

業界を問わず確認すべき5つのポイント

3領域に共通して確認すべき項目を整理します。

対応可能なロット（下限と上限）

下限と上限の両方を確認してください。数十通の小ロットを受け付けない業者もあれば、数十万通の大量発送に対応できない業者もあります。自社の想定通数が委託先の得意な範囲に収まっているかは、最初に確認すべき事項です。

個人情報の管理体制と第三者認証

判断材料として、プライバシーマークとISMS認証（ISO/IEC 27001）が挙げられます。

プライバシーマークは、JIS Q 15001に基づく個人情報保護マネジメントシステムを整備している事業者であることを第三者機関が評価・認定する制度で、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が付与機関を務めています。対象は個人情報です。

ISMS認証は、JIS Q 27001（ISO/IEC 27001）を認証基準として、認定機関に認定された認証機関が組織の情報セキュリティマネジメントシステムの適合性を審査する制度です。個人情報に限らず、組織が保有する情報資産全般を対象とします。

マイナンバーを含む発送物を扱う場合は、これらに加えて、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置を委託先が講じられる体制にあるかが確認事項になります。方針が定められているかだけでなく、実際にどのような措置を講じているかまで踏み込んで確認してください。

印刷・封入・発送を自社設備で行えるか

工程ごとに別の会社が入る体制では、確認事項が発生するたびに時間がかかります。トラブル時の責任の所在も曖昧になりがちです。

一方、印刷から封入、発送までを同一の体制で行える委託先であれば、確認への回答が早く、仕様変更にも柔軟に対応しやすくなります。とくに納期が厳しい案件では、この差が結果を左右します。

繁忙期の波動に対応できるか

3領域とも、発送が特定の時期に集中する点は共通しています。平常時の対応人数ではなく、ピーク時に何名を投入できるかを確認してください。自社で人員を確保できる体制があるかどうかが、実質的な差になります。

返戻物の処理と結果報告まで含まれるか

発送して終わりではありません。返戻物の回収と理由の分類、結果の報告までを委託範囲に含められるかを確認してください。継続的に発送を行う場合、この工程の有無がリスト精度の維持を左右します。

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費用の考え方

DM発送代行の費用は、発送通数、加工内容、発送方法によって大きく変動します。金額そのものより、どのような費用項目で構成されるのかを理解しておくほうが実務的です。

見積を取る際の確認事項は3つあります。

第一に、郵送料が見積に含まれているか、実費精算かです。この扱いによって見積総額の見え方が大きく変わります。

第二に、データの状態によって費用が変動するかです。元のリストに重複や表記のゆれが多い場合、想定より処理費がかかることがあります。

第三に、最低受注金額が設定されているかです。小ロットの発送では、通数単価が安くても最低金額に届かず割高になる場合があります。

なお、発送後はレスポンス率や費用対効果を測定することで、次回の発送精度が上がります。効果測定の具体的な方法については別記事で解説しています。

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DM発送をグロップに依頼するメリット

自治体BPOの支援実績

株式会社グロップは1975年の設立以来、企業からの業務受託を手がけてきました。50年を超える運用経験をもとに、BPO・コンサルティング企業や代理店向けに、自治体BPO業務の支援サービスを提供しています。

大規模な事務局の立ち上げから、データ入力、DM等の運営業務、個人情報管理まで、自治体向けBPOにおける一般的なほぼすべての業務に対応可能です。

なお、グロップの自治体BPOは元請け事業者を支援する立場でのサービス提供となります。自治体案件を受注された、あるいは受注を検討されている事業者様からのご相談を承っています。

印刷・発送から後続業務までの一貫対応

DM発送の価値は、発送そのものだけにとどまりません。

たとえば自治体から市民への防災無線機貸与のBPOを受託した際には、通知の印刷と発送だけでなく、問い合わせの受付、無線機の出荷、データベースの構築まで対応しました。

通知を送れば必ず問い合わせが発生し、申込があれば後続の作業が発生します。発送と後工程を分けて別々の会社に委託すると、この連携部分に手間とリスクが生じます。前後の業務までまとめてご相談いただけます。

大規模案件・波動への対応力

運営中の自社拠点を活用し、作業員が不足する場合は人材派遣部門と連携して手配します。案件の規模や時期、ご要望に合わせて作業拠点を選定するため、突発的な大量発送にも対応できます。

個人情報・特定個人情報の管理体制

グロップはプライバシーマーク取得事業者であり、JIS Q 15001に基づく個人情報保護マネジメントシステムを整備している事業者として認定を受けています。

加えて、特定個人情報取扱基本方針を策定・公開しており、マイナンバーを含む情報の取扱いについても方針を明文化しています。また、桑野物流センターにおいてISMSを取得しており、同センターの情報セキュリティ基本方針を個別に公開しています。

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導入の流れ

グロップへのご依頼は、以下のステップで進みます。

ステップ1：発送内容と通数のヒアリング

発送物の種類、想定通数、希望する発送時期、リストの状態を確認します。

ステップ2：委託範囲の切り分け・お見積り

どの工程を委託するかの線引きを行います。個人情報の取扱範囲や、再委託の要否についてもこの段階で整理します。

ステップ3：仕様の確定と体制設計

印刷仕様、封入内容、検品方法、発送方法を確定させます。誤送付を防ぐための検品工程は、ここで具体的に設計します。

ステップ4：テスト実施

少数のサンプルで印刷・封入の仕上がりを確認します。大量発送前にこの工程を挟むことで、手戻りを防ぎます。

ステップ5：発送・結果報告

発送を実施し、完了報告を行います。返戻物の処理を含む場合は、回収と分類、報告まで対応します。

よくある質問

この記事のまとめ

DM発送代行を選ぶうえで重要なのは、自社の発送物がどの領域に属し、何が最優先の制約になるのかを整理することです。

自治体BPOでは個人情報の管理体制と調達手続への対応、キャンペーンでは短納期と数量変動への柔軟性、教育系では出願スケジュールに対する納期厳守が、それぞれ最大の要件になります。

そのうえで、①対応可能なロット、②個人情報の管理体制と第三者認証、③印刷から発送までの一貫対応、④繁忙期の波動への対応、⑤返戻処理と結果報告――この5点を共通の確認事項としてください。

株式会社グロップは、50年を超える運用経験をもとに、BPO・コンサルティング企業や代理店向けの自治体BPO支援をはじめ、印刷・封入・発送から問い合わせ対応、その後の業務までを一貫してご提案します。プライバシーマーク取得事業者として個人情報の管理体制を整備し、特定個人情報取扱基本方針も策定しています。まずはお気軽にお問い合わせください。