「おすすめの文書電子化サービスが知りたい！」
「文書電子化サービスを選ぶポイントは？」

紙書類の保管・管理には、スペース確保や人件費、紛失リスクなど多くのコストが発生します。そこで注目されているのが文書電子化サービスです。専門業者へ委託することで、業務負担を抑えながら効率的かつ安全にペーパーレス化を実現できます。

しかし、サービスの種類や料金体系、対応範囲は業者ごとに大きく異なり、どれを選べばよいのか迷ってしまう企業も多いです。選定を誤るとコスト増加や運用トラブルにつながる可能性もあります。

本記事では、文書電子化のおすすめサービスを16選紹介しています。特長や料金も記載しているので、文書電子化を外注する参考にしてください。

文書電子化サービスとは

アナログ文書をスキャンしデジタル管理できるようにするアウトソーシングサービス

文書電子化サービスとは、紙で保管・管理されている文書や帳票をスキャンやOCR技術でデジタル化し、検索・共有・活用できるデータに変換するアウトソーシングサービスです。企業内の紙資料を電子化することで、保管スペースや管理コストの削減につながります。

また、単なるスキャン代行にとどまらず、文書管理システムとの連携まで支援する業者もあります。ペーパーレス化の推進や業務効率化・情報共有のスピード向上を目的として、多くの企業が導入しています。

文書電子化サービスの導入企業が増えている背景

テレワークやハイブリッドワークの普及により、紙書類では業務が滞るケースが増えたことが背景にあります。DX推進の流れの中で、紙中心の業務フローを見直す企業が増加しています。

オフィス縮小やコスト削減の観点から、保管スペースを減らしたいニーズも一因です。さらに、災害対策や情報セキュリティ強化といったBCPの観点でも電子化の重要性が高まっています。

文書電子化サービスのタイプ

文書管理まで対応する文書電子化サービス

紙文書をスキャンしてデータ化するだけでなく、保存・検索・共有・管理まで一貫して支援するサービスです。電子データはクラウドや専用システムで安全に保管され、キーワード検索やアクセス制御が可能になります。

文書のバージョン管理や承認履歴、廃棄ルールなども設定でき、運用面での負担を大幅に軽減します。運用ルールの設計やアクセス権限管理まで支援する事業者もあり、長期的な活用をサポートします。

OCRに特化した文書電子化サービス

OCRに特化した文書電子化サービスは、文書や帳票をスキャンした画像データから、AIが文字情報を自動で読み取りテキストデータとして変換するサービスです。単なる画像保存ではなく、キーワード検索やデータ抽出・集計が可能になるため、効率が大幅に改善します。

AI-OCRや機械学習を活用することで、手書き文字や複雑なレイアウトにも対応します。また、OCRに加えて人による確認も行うことで、高精度なデータ化を実現しています。

文書電子化サービスを利用するメリット

文書共有の効率化につながる

紙書類を電子化することで、社内外から迅速にアクセスできる環境を構築できます。キーワード検索により必要な文書をすぐに見つけられ、探す時間を削減可能です。

拠点間やテレワーク環境でもリアルタイム共有が容易になります。承認フローのオンライン化にもつながり、業務スピードの向上にも貢献します。

保管スペース・コストの削減

大量の紙資料を電子化することで、倉庫やキャビネットのスペースを削減できます。倉庫保管費や文書管理にかかる人件費の見直しにより、継続的な固定費が不要になります。

オフィス移転やレイアウト変更の際の負担も軽減可能です。特に「長期保存義務のある契約書・帳票」が多い企業ほど効果が大きく、管理負担を大幅に軽減できます。

紛失・劣化リスクの防止

紙文書は紛失や誤廃棄・経年劣化のリスクが避けられません。電子データ化することで、バックアップによる安全な保管が可能になります。

アクセス権限を設定すれば、不正閲覧や情報漏えいの防止にもつながります。重要情報を長期的かつ安定的に保全できる点が大きな利点です。

法令要件に準拠した文書管理を実現

電子帳簿保存法などの法令に対応した形式で保存・管理が可能です。タイムスタンプや検索要件を満たす仕組みを構築できます。

保存期間や廃棄ルールの設定により、コンプライアンス強化を図れます。監査対応の効率化にもつながり、ガバナンス体制の強化を支援します。

文書電子化サービスの注意点

セキュリティ・情報漏えいリスク

機密情報を外部へ持ち出してスキャンする場合、不正アクセスや誤送信などの情報漏えいリスクが伴います。委託する際は、セキュリティ体制やISMS・プライバシーマーク取得状況を確認することが重要です。

作業環境の入退室管理やデータ消去方法も事前にチェックすべきポイントです。契約時には秘密保持契約や責任範囲を明確にしておく必要があります。

すべての書類に適しているわけではない

原本保存義務がある書類は、電子化しても紙の保管が必要な場合があります。製本資料や破損しやすい文書は追加作業費が発生することもあり、すべての書類に電子化が適しているわけではありません。

サイズや状態によってはスキャンが難しい書類も存在します。全面ペーパーレスは現実的でない場合もあるため、自社に適しているか要確認が必要です。

運用設計を誤ると探しにくいデータになる

ファイル名やフォルダ構成のルールが曖昧だと、検索性が低下します。OCR精度が低い場合、正しく検索できないケースも発生します。

タグ付けやインデックス設計を怠ると、結果として「電子化したのに見つからない」状態になりかねません。導入前に運用フローと管理ルールを明確に設計することが重要です。

文書電子化サービスを選ぶポイント

スキャンの品質

解像度やカラー設定など用途に合った品質で対応できるか確認が必要です。文字のつぶれや傾き補正・裏写り除去などの補正機能も重要な比較ポイントになります。

OCR精度が高いかどうかで、検索性や業務効率も大きく変わります。事前にテストスキャンを実施し、仕上がりを確認すると安心して利用できます。

セキュリティ体制

ISMSやプライバシーマーク取得の有無を確認することも欠かせません。作業場所の入退室管理や監視体制も重要な判断基準です。

データ受け渡し時の暗号化やバックアップ体制も確認しましょう。機密文書を扱う場合は、より厳格な管理体制が求められます。

価格・コスト構造の透明性

1枚あたりの単価だけでなく、初期費用やオプション費用も把握する必要があります。OCRやファイル名付与などの作業が別料金になるケースもあります。

保管やクラウド利用料が継続的に発生するかも確認しましょう。見積内訳が明確で、追加費用が発生しにくい業者を選ぶことが重要です。

サポート体制

導入前の相談から運用後のフォローまでが対応範囲か確認しましょう。トラブル発生時の対応スピードや窓口体制も比較ポイントです。

電子化後のデータ活用や文書管理システム連携の支援があるかもポイントになります。長期的なパートナーとして伴走できる体制かどうかを見極めましょう。

文書電子化サービスのおすすめ16選

【PR】グロップ

特長	・実績が豊富で安心して任せられる ・トップクラスの高速スキャナーを完備 ・安く短納期の依頼が可能
料金	業務量に応じてカスタム ▶料金の詳細なお問い合わせはこちら
セキュリティ	プライバシーマーク
公式サイト	▶グロップ

グロップは、紙書類のデータ化も対応している大手の代行業者です。日本トップクラスの高速スキャナーを完備しており、短期間で書類をデータ化したい企業におすすめです。

グロップは、大量書類のデータ化を短納期かつ高いセキュリティで実現します。実際に、「LPガスの商慣行※是正に向けた対策方針」の省令改正に伴う、50万枚の契約書類のデータ化を3ヶ月で完了した実績があります。

委託元に合った最適な提案をできるグロップで書類のデータ化の悩みを解決しましょう。

キンコーズ・ジャパン

特長	・小ロット、短納期対応 ・店舗持ち込み可能 ・全国店舗ネットワーク
料金	・10cmファイル1冊：12,500円 ・段ボール一箱：50,000円 ・キャビネット1段：112,500円
セキュリティ	ISMS認証
公式サイト	▶キンコーズ・ジャパン

キンコーズ・ジャパンは、全国拠点を活かしたスピーディーな電子化サービスを展開する会社です。少量案件から依頼できる柔軟性があり、急ぎのスキャン案件にも対応します。

店舗持ち込みにも対応しており利便性が高くおすすめです。また、図面や製本資料など特殊媒体にも対応しやすい点も特長です。スポット利用を検討する企業は、キンコーズ・ジャパンに相談してみましょう。

ジェイ・アイ・エム

特長	・専門特化型サービス ・厳格なセキュリティ体制 ・公的機関実績あり
料金	・ライトコース：10円 / ページ ・スタンダードコース：15円 / ページ ・契約書電子化コース：50円 / ページ ・インデックス入力：120円～ / ページ ・図面の電子化：150円～
セキュリティ	・ISMS認証 ・プライバシーマーク
公式サイト	▶ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エムは、文書電子化専門企業として実績のある会社です。厳格な情報管理体制のもとでスキャン業務を実施しており、機密文書の電子化に強みがあります。

官公庁や医療機関との取引実績豊富です。OCR処理やデータ整理も含めたトータル支援も行っています。高いセキュリティ水準を求める企業に適しています。

そのままスキャン

特長	・高精細データ化 ・箱単位で依頼可能 ・明瞭な料金体系
料金	・裁断しない電子化：39円～ / 片面1ページ ・紙文書：4円～ / 1ページ ・契約書：23円～ / 片面1ページ ・大判図面：160円～ / 1ページ ・絵画、アート作品：7,500円 / 1枚　など
セキュリティ	プライバシーマーク
公式サイト	▶そのままスキャン

そのままスキャンは、裁断せずに書籍や製本書類を電子化できるサービスです。貴重資料や契約書の原本のままデータ化できます。

また、書類を箱ごと送るだけで、電子化できる手軽さも魅力です。中小企業でも導入しやすい料金体系を採用しており、初めての電子化に向いています。簡単にペーパーレス化を始めたい企業に適したサービスです。

大塚商会

特長	・文書管理システム連携 ・導入後サポート体制充実 ・DX推進支援可能
料金	1枚5円～
セキュリティ	プライバシーマーク
公式サイト	▶大塚商会

大塚商会は、IT総合商社として文書管理ソリューションを提供する会社です。書類電子化から文書管理システム導入まで包括的に支援します。単なるデータ化にとどまらず、社内活用まで見据えた設計が可能です。

大規模案件や全社的なDX推進にも対応できる体制が整っています。戦略的な電子化を検討する企業は、大塚商会に相談してみましょう。

富士フイルムビジネスイノベーション

特長	・大企業導入実績 ・高品質スキャン技術 ・高度OCR技術
料金	要問い合わせ
セキュリティ	ISMS認証
公式サイト	▶富士フイルムビジネスイノベーション

富士フイルムビジネスイノベーションは、複合機・文書管理分野で実績を持つ大手企業です。業種別ソリューションも豊富で、業務特性に合わせた提案を行います。

紙とデジタルのハイブリッド管理も可能で、高度なOCR技術を活用したデータ活用にも対応します。全社的なペーパーレス化を目指す企業におすすめです。

日本通運

特長	・大量文書処理に強み ・保管と電子化の一体型 ・全国物流ネットワーク
料金	・パッケージ料金：45,000円～ / 箱 ・小ロット料金 ├ 10円～ / 1枚 ├ 管理：20,000円 / 月 └ データ納品：5,500円 / 式 ・オンデマンド電子化サービス ├ 初期入庫：70円～ / 件 ├ 閲覧：450円～ / 件 └ 管理：30,000円～ / 月
セキュリティ	プライバシーマーク
公式サイト	▶日本通運

物流大手の日本通運は、保管・輸送・電子化を組み合わせた一貫サービスを提供しています。大量文書や長期保管文書の管理に強く、倉庫保管から電子化までまとめて依頼可能です。

全国の物流ネットワークを活かした安定運用で、拠点分散型企業でも効率的な一括管理が可能です。拠点の多い企業は、日本通運に相談してみましょう。

NTT東日本

特長	・高水準セキュリティ ・クラウド連携支援 ・大規模導入実績
料金	・フル機能版(12ヶ月)：82,500円 / 月 ・実行版(12ヶ月)：22,000円 / 月 ・2ヶ月トライアル版：165,000円 ・オプション：要問い合わせ
セキュリティ	ISMS認証
公式サイト	▶NTT東日本

通信インフラを担うNTT東日本は、ICT基盤を活用した電子化・文書管理支援を提供する会社です。クラウド環境との連携やネットワーク設計も含めた包括支援を行います。

セキュリティ重視の設計に定評があり、自治体や大企業との実績が豊富です。情報管理を重視する企業に適しています。

双光エシックス

特長	・高品質スキャン ・多様な書類形式対応 ・品質管理体制
料金	・サイズが一定の書類(白黒)：9円 / ページ ・異なるサイズの書類(フルカラー)：15円 / ページ ・断裁などができない文書：40円 / ページ　など
セキュリティ	プライバシーマーク
公式サイト	▶双光エシックス

双光エシックスは、紙媒体の整理・分類から電子化まで丁寧な対応が魅力の会社です。契約書や図面など多様な書類に対応し、専門オペレーターによる高品質なスキャンを提供します。

過去資料のアーカイブ化にも強みを持ち、歴史資料や技術文書にも対応可能です。品質管理体制も整備されています。精度を重視する企業におすすめの会社です。

雲紙舎

特長	・多様な紙資料に対応 ・裁断しないスキャンも実施 ・品質管理体制が整備
料金	・歴史史料、古文書スキャン：190円～ ・社内報、社史スキャン：60円～ ・契約書スキャン：54円～　など
セキュリティ	要問い合わせ
公式サイト	▶雲紙舎

雲紙舎は、紙資料の電子化を専門的に支援するスキャニングサービスを提供する会社です。図面や契約書、社史・冊子など多様な紙文書を、高品質なPDFデータへ変換する体制を整えています。

裁断しない電子化や大判文書対応など、用途に応じた柔軟な処理が可能なのも特長です。膨大な紙資料のデジタル化を進め、ペーパーレス化やDX推進を加速させたい企業に向いています。

SmartRead

特長	・AI-OCR活用 ・システム連携可能 ・入力業務削減
料金	クラウド版 ├ スモールプラン：36万円 / 年 ├ スタンダードプラン：96万円 / 年 └ エンタープライズプラン：240万円 / 年 オンプレミス版 └ オンプレミスプラン：240万円～ / 年 ※初期費用無料
セキュリティ	要問い合わせ
公式サイト	▶SmartRead

SmartReadは、AI-OCR技術を活用した高精度データ化サービス展開する会社です。紙書類から必要項目を抽出し、業務システムへの連携を行います。

また、書類を自動でテキスト化するため、帳票処理や申請書処理の効率化にも効果的です。入力業務削減を目指す企業におすすめの会社です。

OPTiM

特長	・AI画像解析技術 ・DX推進支援 ・クラウド型サービス
料金	要問い合わせ
セキュリティ	要問い合わせ
公式サイト	▶OPTiM

OPTiMは、OCRや画像解析技術を活用した文書デジタル化サービスを提供する会社です。単なるスキャンではなく、データ活用までを視野に入れた設計を行います。

文書管理やAI解析技術を活用した電子化支援により、DX推進企業にとって有力な選択肢となっています。データドリブン経営を目指す企業に適しています。

インフォマージュ

特長	・BPO連携可能 ・業務改善提案 ・豊富な取引実績
料金	要問い合わせ
セキュリティ	ISMS認証
公式サイト	▶インフォマージュ

インフォマージュは、文書電子化とデータ入力を組み合わせたBPOサービスを提供する会社です。入力代行やバックオフィス業務と組み合わせた運用が可能です。

業務改善視点での提案力も特長で、業務フロー全体の効率化を目指します。電子化を業務改革の起点にしたい企業は、インフォマージュに相談してみましょう。

LAQOOT

特長	・AIと人力のハイブリッド処理 ・24時間365日の自動処理 ・API連携で既存システムと統合
料金	・エントリー(帳票枚数 300枚)：50,000円 / 月 ・ライト(帳票枚数 1,000枚)：100,000円 / 月 ・スタンダード(帳票枚数 5,000枚)：300,000円 / 月 ※初期費用無料
セキュリティ	要問い合わせ
公式サイト	▶LAQOOT

LAQOOTは、AI-OCRサービスで紙の帳票を高精度にデジタルデータ化する会社です。手書きや複雑なレイアウトの文書でも、AIによる認識と人による確認のハイブリッド処理で、理論上100％の文字認識精度を目指せます。

24時間365日稼働し、API連携によるシステム統合も可能なため、既存の業務フローへスムーズに導入できます。大量書類のデータ化を効率化し、業務負担を軽減したい企業におすすめです。

うるるBPO

特長	・豊富な実績による高品質スキャン ・非定型書類に対応 ・原本管理とセキュリティ対応
料金	・通常のスキャン単価：4円～ ・OCR付きスキャン単価：8円～ ・大判スキャン単価：80円～
セキュリティ	・ISMS認証 ・プライバシーマーク
公式サイト	▶うるるBPO

うるるBPOは、大量の紙文書をデジタルデータへ変換する書類電子化サービスを提供する会社です。契約書や経理書類・帳票類など多様な原本を高品質なスキャニングとOCR処理でデータ化し、検索性・共有性を高めます。

AI-OCRと人力補完を組み合わせたデータ化サービス「eas」も活用でき、非定型帳票の対応力も強化しています。保管スペース削減や業務効率化を図りたい企業のDX推進に貢献するソリューションです。

プロゴワス

特長	・大量文書の最適なデータ化 ・専門スタッフによる品質管理体制 ・電子帳簿保存法対応も可能
料金	要問い合わせ
セキュリティ	プライバシーマーク
公式サイト	▶プロゴワス

プロゴワスは、紙文書や帳票をデジタルデータへ変換し、業務効率化やペーパーレス化を支援するサービスです。専門スタッフが事前調査から原本保管・仕分け・高品質スキャン・ファイリングまで丁寧に対応します。

電子化データは検索性や活用性の高い形式で納品され、業務改善・情報管理の基盤づくりに役立ちます。文書管理士資格者も在籍し、紙文書の保存負担軽減と活用促進を同時に実現可能です。

文書電子化サービスでよくある質問

まとめ：文書電子化サービスの導入で業務効率化を実現

文書電子化アウトソーシングは、紙書類をスキャンしデータ化することで、検索性や共有性を高めるサービスです。業務効率化やコスト削減・DX推進を支援する企業向けソリューションとして活用が広がっています。

もし文書電子化を検討しているなら、豊富な実績を持つグロップにご相談ください。「まずは話だけでも聞いてみたい」という段階でも問題ありません。文書電子化に関するお悩みを、ぜひ一度お気軽にご相談ください。