「封入作業を代行業者に依頼したい」
「封入と封緘の違いって？」

封入封緘作業を代行業者に依頼すれば、ノンコア業務から解放され、自社のリソースを主要業務に集中させることが可能です。

本記事では、封入代行の基礎から費用相場、優良な委託先の見極め方を解説しています。封入封緘を外部委託するときの参考にしてください。

封入・封緘(ふうかん)作業とは？

封入・封緘作業は、印刷物やノベルティなどを袋や封筒に詰める一連の業務です。ダイレクトメール(DM)のチラシを封筒に入れたり、商品のサンプルを袋詰めしたりする作業が該当します。

封入作業は単純かつ大量の数をこなす必要があるため、昨今ではヒューマンエラー予防の観点から機械による自動化が進んでいます。

封入と封緘(ふうかん)の違い

封入と封緘の最も大きな違いは、作業の工程です。「封入」が封筒や袋へ物を入れる作業なのに対し、「封緘」は物を入れた封筒の口を閉じる工程を指します。

DM発送までの流れでは、チラシを封筒に入れる作業が「封入」にあたります。そして、のり付けなどで封をする最終工程が「封緘」と呼ばれるものです。

封入作業は外注すべき！5つのメリット

コア業務にリソースを集中できる

封入作業のようなノンコア業務を外注すると、社員は売上創出に直結するコア業務に専念できます。日常的な業務から解放され、より生産性の高い活動に時間を投じられる点が大きなメリットです。

煩雑な手作業から解放された社員は、企画立案や営業活動など専門性を活かせる業務に注力できます。結果として、組織全体の生産性向上や事業成長の加速につながります。

プロ品質で顧客満足度が向上する

専門業者に封入作業を依頼すると、プロの技術による高品質な仕上がりが大きな魅力です。丁寧で正確な作業は、顧客に良い印象を与え、満足度向上に直結します。

例えば、封入物の向きや順番、折り方の美しさなど、細部にまでこだわった作業が可能です。受け取った顧客が企業の丁寧な姿勢を感じ取り、ブランドイメージの向上にも貢献します。

大量ロットにもスピーディに対応可能

アウトソーシングを活用すると、自社では対応が難しい大量ロットの封入作業も短期間で可能です。専門業者は、豊富な人材と効率的な作業体制を常に整えています。

急なキャンペーンや大規模なDM発送など、突発的な需要にも柔軟に対応できる点が強みです。機会損失を防ぎ、ビジネスチャンスを逃しません。

保管スペースや作業場所が不要になる

封入作業をアウトソーシングすれば、資材や完成品を保管するスペースが不要になります。資材の置き場所に困っている企業にとっては大きな利点です。

オフィスや倉庫のスペースを圧迫することなく、DMや販促物を発送できます。空いたスペースを有効活用すれば、職場環境の改善も実現可能です。

面倒な発送まで一括で依頼できる

多くの代行業者は、封入作業だけでなく、その後の発送業務まで一括での委託が可能です。封入から発送までワンストップで任せられるため、担当者の負担を大幅に軽減します。

資材の管理から配送業者への持ち込みまで、一連の工程をすべて代行してもらえる点も大きな魅力です。煩雑なプロセスから解放され、時間的コストの削減につながります。

封入作業を外注する際の注意点(デメリット)

情報漏洩のリスク管理が必要になる

封入作業の外注では、顧客の個人情報などを外部へ渡すため情報漏洩のリスクが伴います。委託先がプライバシーマークやISMS認証を取得しているか、事前に確認することが重要です。

万が一の事故が発生した場合に備えて、契約書で責任の所在を明確にしておく必要もあります。信頼できるセキュリティ体制を持つ業者を慎重に選び、大切な顧客情報を守ることが重要です。

業務内容の共有に手間がかかる場合がある

外注先に正確な業務内容を理解してもらうため、指示書の作成や打ち合わせに手間がかかる場合があります。ここでの認識の齟齬は、品質の低下や手戻りを発生させる原因です。

事前に作業マニュアルを整備したり、定期的な打ち合わせの機会を設けたりする工夫が求められます。円滑な連携体制を構築することが、作業の遅延やミスを未然に防ぐために不可欠です。

失敗しない外注先の選び方5つの重要ポイント

対応可能な業務範囲を確認する

外注先を選ぶ際は、依頼したい業務にどこまで対応できるかを確認することが重要です。封入作業だけでなく、印刷から発送まで一括で任せられると管理の手間を削減できます。

業者によっては、宛名ラベルの印字や在庫管理といった付帯業務も依頼できます。自社の課題を解決できるサービスを提供しているか、事前に見極めることが大切です。

セキュリティ体制は万全か

顧客情報などの機密情報を扱うため、外注先のセキュリティ体制の確認は必須です。プライバシーマークやISMS認証の有無は、信頼性を判断する重要な指標になります。

具体的な対策として、作業場所への入退室管理や監視カメラの設置状況も確認すべきです。契約前には、情報漏洩時の責任の所在や対応フローを明確にしておく必要があります。

品質管理と検品体制をチェックする

封入物の入れ間違いや封入漏れは、企業の信用を損なう重大なミスにつながります。そのため、外注先の品質管理体制や検品プロセスを詳しく確認することが大切です。

例えば、重量検品機や画像認識システムを活用しているかどうかも重要なポイントです。人の目と機械の目を組み合わせることで、ヒューマンエラーを極限まで減らせます。

最小ロットと最大ロットを確認する

外注先によって、対応可能なロット数(依頼できる数量)は大きく異なります。自社が依頼したい数量が、最小ロットと最大ロットの範囲内に収まっているかの確認は必須です。

小ロット専門の業者もあれば、数万件単位の大規模発送を得意とする業者もいます。将来的な発送量の変動も見越して、柔軟に対応できる業者を選ぶことも重要です。

過去の実績や口コミを確認する

業者の公式サイトで公開されている実績は、信頼性を測るための重要な情報源です。取り扱い実績に「自社と同じ業界の案件」や「求めている内容と似たような案件」があると安心して依頼できます。

公式サイト以外の比較サイトや、SNS上の口コミも参考になります。実際に利用した人のリアルな声は、サービスの品質や担当者の対応を知る上で貴重な判断材料です。

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株式会社グロップは、設立40年以上の豊富な知識をもとにアウトソーシング事業に取り組む企業です。封入封緘を含む流通系の代行にも力を入れており、全国25拠点で業務代行を請け負っています。

単なる作業代行に留まらず、業務プロセス全体の最適化まで提案できるのもグロップの大きな強みです。お客様一社一社の課題に合わせたオーダーメイドのプランで、事業成長を強力にサポートします。

封入作業の外注が向いているケースとは？

毎月大量の発送物がある場合

毎月数千件以上のダイレクトメールや商品を発送している場合、アウトソーシングの活用がおすすめです。社内で対応すると従業員に大きな負担がかかり、コア業務を圧迫する原因になります。

専門業者に委託すれば、安定した品質とスピードを維持したまま大量発送が可能になります。従業員を本来の業務に集中させ、会社全体の生産性を向上させることも可能です。

期間限定で急な人手が必要な場合

繁忙期やキャンペーン期間中といった多忙な時期には、発送業務をアウトソーシングして負担を軽くするのもおすすめです。瞬間的な人手不足のために自社で新たに人材を採用するのは非効率です。

必要な期間だけ専門業者に依頼すれば、人件費や採用コストをかけずにリソースを確保できます。人員の過不足に悩む必要がなく、柔軟な事業運営が可能です。

封入物の組み合わせが複雑な場合

複数のチラシやノベルティを顧客の属性に応じて封入するなど、作業が複雑な場合も外注が有効です。手作業での管理は、入れ間違いといったミスの発生率を高める原因になります。

実績豊富な専門業者であれば、複雑な組み合わせにも正確かつスピーディに対応してくれます。ミスの防止は、顧客満足度の維持やブランドイメージの保護に不可欠です。

【代替案】外注しない場合の選択肢

自社で作業を効率化するツールや方法

自社で作業を完結させる場合、ツールの導入によって業務負担を軽減できます。例えば、自動で封入や封緘を行う機器を利用すれば、手作業の時間を大幅に短縮可能です。

また、宛名ラベルの印刷や在庫管理を効率化するソフトウェアの活用も有効です。初期投資は発生しますが、長期的に見れば人件費の削減につながる場合があります。

クラウドソーシングで個人に依頼する

クラウドソーシングサイトを活用すれば、封入作業を個人のワーカーに直接依頼できます。企業に委託するよりも、比較的安いコストでリソースを確保できるのが魅力です。

ただし、ワーカーの選定や業務指示、品質管理はすべて自社で行う必要があります。マニュアルの整備や、円滑なコミュニケーション体制の構築が成功の鍵です。

シルバー人材センターなどを活用する

お住まいの地域にあるシルバー人材センターを通じて、経験豊富な人材を確保する方法もあります。地域社会への貢献にもつながり、比較的安価な費用で依頼できる点がメリットです。

センターによって依頼できる業務内容や料金体系は異なります。まずは近くのセンターに問い合わせて、自社の依頼したい作業に対応可能かを確認することが重要です。

まとめ：封入作業の外注ならグロップ

封入業務のアウトソーシングは、自社のリソースを主要業務へ集中させるための有効な経営戦略です。コスト削減だけでなく、専門的なノウハウによる品質向上も大いに期待できます。

委託を成功させる鍵は、自社の課題を明確にした上で、複数の業者を比較検討し、信頼できるパートナーを見つけることです。記事を参考に、事業成長を力強く後押しするアウトソーシングを実現させましょう。