「印刷BPOとは何？」
「印刷でBPOできる業務を知りたい」

BPOとは、自社の業務の一部を外部に委託することです。印刷業務は、印刷から封入、発送と時間のかかる作業が多いため、BPOを利用して効率的に業務を進める企業が増えています。

しかし、BPO会社が、どのような業務を代行してくれるかわからず、利用をためらう企業も多いです。

本記事では、印刷BPOの業務内容を実例を挙げながら丁寧に解説しています。印刷物の作成から梱包、発送まで行ってくれるおすすめサービスも紹介してるので、印刷業務を外部委託する参考にしてください。

印刷BPOとは

印刷業務を外部に委託すること

印刷BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)とは、印刷業務を外部に委託することです。BPOを利用すれば、印刷だけでなく印刷物の作成から発送まで委託できます。

例えば、イベントやセミナーのための案内を自社で印刷しようとすると、品質に不安がある上に発送まで行うと相当な工数を要します。BPOで外部の専門業者に依頼すれば、高品質かつ短期間で印刷業務を遂行できます。

印刷BPOの業務内容​

業務	詳細
印刷物の作成	・資料や案内の作成 ・請求書や通知の作成 ・販促物(POPなど)の作成
梱包	・書類の封入 ・書類以外の商品の封入 ・梱包やラベリング
発送	・発送代行 ・データ管理 ・発送状況の管理 ・顧客からの問い合わせ対応 ・在庫管理
デザイン	・パンフレットやカタログのデザイン ・レイアウトデザインの作成

印刷BPOでは、印刷だけでなく、印刷物の作成や発送、デザインの依頼も対応可能です。対応できる印刷物も、パンフレットやチラシから商品パッケージ、請求書など多岐にわたり、業種に関係なく依頼可能です。

例えば、申込書で記載ミスによる不備が多い会社が、印刷と一緒にレイアウトの変更も依頼すれば、不備書類の返却作業の減少といった業務改善も行えます。

印刷BPOのメリット

印刷業務をBPOする最大のメリットは、高品質の印刷が短期間で可能な点です。部数が少なければ自社で印刷も可能ですが、専門業者に委託したほうが印刷の品質が高く、印刷物を受け取った顧客の満足感にも繋がります。

また、印刷業務の必要な時期が年に数回など限られている場合、印刷業務用の設備を揃えたり人員を確保しておくのは無駄なコストです。BPOなら必要なときにだけ依頼できるので、コストの削減にも繋がります。

印刷以外の業務も委託できる

印刷BPOを請け負う会社の中には、印刷だけでなく、キャンペーンの企画や運営を委託できる会社もあります。資料の印刷と絡めて、Webサイトでの集客も行うなど、複数の施策を絡めたアプローチが可能です。

例えば、グロップならコールセンターや事務作業のBPOも対応しているので、印刷から発送、顧客の問い合わせ対応まで一括で委託できます。印刷以外の業務も任せたい企業は、ぜひご相談ください。

印刷BPOの成功事例

官公庁から市民への通知代行

導入企業	官公庁
導入経緯	組織のリソース不足
BPO内容	DM印刷封入発送、郵便Webの受付 無線機出荷、データベース管理

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

官公庁から市民に送る通知の印刷と発送は、工数がかかる上にミスが許されないため、BPOなどアウトソーシングするのが主流です。

グロップでは、官公庁のBPO実績が豊富です。例えば、自治体から市民への防災無線機貸与のBPOを受託した際には、通知の印刷と発送から、問い合わせの受付、無線機出荷、データベースの構築まで対応しています。

DMの印刷と発送だけでなく、データ管理や問い合わせ対応まで請け負ってもらうことで、職員が本来の業務に注力でき、組織全体の業務効率の改善に繋がります。

説明会の資料印刷代行

導入企業	大手通信教育系企業
導入経緯	ICTプラットフォームを新規導入する学校へ、説明会を実施したい
BPO内容	企画立案、マニュアル作成、動画制作 問合せ対応、物流手配、印刷物作成

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

説明会や展示会は常に開催されるわけではないので、自社で専門チームを抱えるにはコストが掛かり、資料の印刷業務も含めてBPOを活用されるケースが多いです。

グロップでは、説明会の事前準備から当日の運営、アフターフォローまで一括で対応可能です。

資料印刷や発送業務の代行、電話案内やサンプル機器の発送まで、説明会に付随する業務もすべて対応しているので、説明会実施のノウハウがない企業でも安心して任せられます。

パンフレットやチラシの作成と印刷代行

導入企業	通信制高校
導入経緯	自社のリソース不足
業務内容	企画立案、Webサイト制作、紙媒体制作 SNS運用、広告運用、テレアポ キャンペーン問い合わせ事務局

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

パンフレットやチラシといったDM作成は集客のために有効な施策ですが、自社にノウハウがない場合、BPOされることが多い業務です。

グロップでは、パンフレットやチラシの作成と印刷代行だけでなく、発送も委託可能です。専門のクリエイティブチームを抱えており、品質の高さにも信頼が置けます。

Webマーケティングも得意としており、ホームページやLP(ランディングページ)、SNS運用といったWebでの集客もまとめて対応しています。キャンペーンの企画立案から任せられるので、サービスのプロモーションに悩む企業におすすめです。

印刷BPOのおすすめ企業3選

【PR】グロップ

設立年月日	1975年10月13日
特徴	・印刷から発送までワンストップで対応 ・自社で印刷センターを運営 ・官公庁の案内発送実績も多数
所在地	【本社】 岡山県岡山市中区さい70-3 【関東本部】 東京都中央区銀座1-3-9 【関西本部】 大阪府大阪市北区梅田1-12-12
公式サイト	▶グロップのBPOサービス

グロップは、印刷BPOの実績が豊富な大手のBPO会社です。印刷から発送まで1社で完結しているので、管理や費用のコストも低く抑えられます。

また、印刷以外に事務局やコールセンターなどのBPOにも対応可能なので、新商品のカタログ印刷と付随してキャンペーンの企画立案と実行なども任せられます。無料相談も受け付けているので、印刷業務に追われているならまずはグロップに相談しましょう。

DNP(大日本印刷株式会社)

設立年月日	1894年1月19日
特徴	・印刷技術が高い ・多業種の印刷実績が豊富 ・大規模な帳票発行にも対応
所在地	東京都新宿区市谷加賀町1-1-1
公式サイト	▶DNP(大日本印刷)

DNP(大日本印刷株式会社)は、設立から100年を超える印刷業界でも最大手の会社です。高い印刷技術と銀行や医療機関などの多業種に渡る印刷実績を持ちます。

特に、金券・ギフトカードの製造と発送の実績が豊富です。金券やギフトカードは使用後に回収して券番を管理する必要があり工数がかかります。DNPは製造・発送・回収を同一工場内で行うため、安全かつ効率的に業務を遂行できます。

NTT印刷株式会社

設立年月日	1969年4月1日
特徴	・請求書や明細書の設計から任せられる ・文書の電子化などDX推進の提案が豊富 ・郵便発送のコストを抑えられる
所在地	東京都中央区入船3-2-10
公式サイト	▶NTT印刷

NTT印刷株式会社は、NTTグループの印刷会社で、印刷から請求書やDMの発送代行まで請け負います。全国に郵便配送のネットワークがあり、郵便料金割引のプランを提案できるので、大量の発送業務がある会社におすすめです。

また、請求書などのDMのデザイン依頼も対応できます。請求書の下部に顧客のニーズに合った広告を掲載した印刷をすることができ、顧客へ訴求が可能な請求書プロモーションのBPOも行っています。

BPO会社の選び方

BPOの実績が豊富

印刷BPO会社を選ぶ際には、BPOの実績が豊富な会社を選びましょう。依頼したい印刷量に対応した実績がある企業を選べば、品質や納期の面で安心して任せられます。

例えば、年間数百万枚のDMを発行する会社の場合、過去に同規模の大量印刷の実績があるBPO会社を選定することで、確実な納品と高品質な印刷物が期待できます。事前にコーポレートサイトや資料から実績を確認しておきましょう。

BPOサービスの料金設定

BPOサービスの料金設定が依頼したい業務量に対して適正かどうかも重要です。あまりに費用が高い場合、外部に委託せず自社で社員を増員したほうがコストがかからないというケースもあります。

また、料金が安すぎるBPOサービスも避けるべきです。費用を抑えている分、業務のクオリティやセキュリティに不安が残ります。各社に連絡をとってアイミツをとったり、相場感を身につけることが大切です。

▶BPOの費用相場はいくら？料金体系の解説はこちら

プライバシーマークやISMSの取得

BPO会社がプライバシーマークやISMSといった個人情報の取扱に関する認証資格を有しているかは必ず確認しましょう。個人情報や発売前の出版物、新商品カタログなどの機密情報を扱うので、情報漏洩のリスクは最低限に抑えないといけません。

また、BPO会社が業務を行う設備のセキュリティ体制もチェックしておく必要があります。セキュリティ体制が心配なら、プライバシーマークを取得しており、印刷センターのセキュリティも万全なグロップにご依頼ください。

▶BPOおすすめ企業10選を徹底比較

印刷BPOを依頼する流れ

1.自社の印刷業務を整理

洗い出す内容	・印刷物の種類(パンフレットなど) ・印刷部数 ・印刷品質(カラー、用紙の質など) ・納期 ・予算

まずは、自社の印刷業務の洗い出しをしましょう。洗い出しをすることで、BPO会社の選定とやり取りがスムーズになります。

2.BPO会社を選定

選ぶポイント	・対応可能な印刷の種類 ・印刷設備と技術 ・BPOの費用 ・過去の実績 ・追加サービス(発送、保管など)

次に、BPO会社を選びます。印刷が可能かどうかはもちろん、発送や保管などの追加サービスがあるかや、複数社と会って費用を比較するのも重要なポイントです。

3.BPO会社を決定して委託開始

予算と効果に見合ったBPO会社を見つけたら、実際に依頼しましょう。BPO会社に資料データを送信すれば、印刷業務が開始されます。

なお、印刷BPOを請け負っているグロップは、無料相談で気軽に導入前の不明点を解消できます。初めてのBPOで不安な方は、まずはグロップにご相談ください。

印刷BPOのよくある質問

まとめ：印刷BPOで業務効率を改善できる

印刷業務は単純作業が多く、BPOすれば業務効率を改善できます。専門業者に委託すれば、品質が高いことはもちろん、梱包や発送も任せられるので、自社はコア業務に集中できます。

印刷業務のBPO先に悩んだらグロップにご相談ください。印刷物の作成から発送まで1社で請け負うので、印刷業務のコスト削減をサポートします。