「事務BPOって何？」
「事務をBPOするメリットは？」

BPOは、自社業務を外部に委託するアウトソーシングの1種です。例えば社内で人手が足りない場合など、事務作業だけBPOすることでコア業務に集中することができます。しかし、実際に事務BPOがどんな業務を代行してくれるか、わかりにくいですよね。

そこで本記事では、事務BPOの業務内容や料金を、実際の事例を交えながら徹底解説しています。BPOサービスを簡単に理解できるように記載しているので、事務作業をアウトソーシングする参考にしてください。

事務BPOとは？

ビジネスプロセスの一部を外部委託すること

事務BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)とは、事務業務のビジネスプロセスの一部を外部委託することを指します。外部に業務を委託することで、業務効率の改善や、自社社員を売上に直結するコア業務に注力させるのが目的です。

例えば、経理業務は属人化しやすく、社内からだと業務効率が見えにくい箇所です。事務をBPOすることで属人化を解消したり、外部の専門家から最新のツールを導入してもらい業務効率の改善も期待できます。

BPOとアウトソーシングの違い​

	BPO	アウトソーシング
定義	自社の業務を外部に委託すること	業務遂行のため外部に委託すること
メリット	・ピンポイントで依頼できる ・重要な業務は自社で対応できる	・自社社員の負担が減る ・管理がしやすい
デメリット	・管理コストがかかる ・成果が委託する会社による	・内製化に戻しにくい ・長期的にはコスト増加の可能性あり

BPOは、業務を外部に委託できるサービスのことです。一方で、アウトソーシングは外部の力を借りて業務を遂行すること全般を指すことが多く、BPOもアウトソーシングの中に含まれます。

BPOでは、例えば事務業務のプロセスの中で、データ入力という業務だけを委託することもできます。改善が必要な業務をピンポイントで依頼でき、コア業務に集中できるのがBPOのメリットです。

事務業務はBPOするのがおすすめ

事務業務は「繰り返し作業が多い」「専門知識の更新が求められる」などの性質上、BPOに向いています。例えば、請求書の処理や経費精算は毎月同じ手順で行われるので、プロセスが明確であり、専門性の高いBPO企業に任せたほうが効率的に実行できます。

他にも、外部の専門家に依頼することで、請求書を自動化ツールを使用してミスなく迅速に処理するなど、業務効率の改善も期待できます。BPOを活用することで、業務効率化、属人化防止、コスト削減、コア業務への集中といった多くのメリットを享受できます。

事務BPOに依頼できる業務

事務のBPOに依頼できる業務
▼一般事務	▼経理事務	▼営業事務
▼コールセンター	▼人事事務	総務
秘書	医療事務	大学事務
受付事務	マーケティング	行政手続き事務

事務のBPOは、一般事務から、経理、営業、コールセンターなど多岐にわたる業務に対応可能です。

定型的でマニュアル化可能な業務が多く存在し、専門知識や大量処理が必要なバックオフィスの業務ならほぼ全てに対応できます。以下に代表的な事務業務内容を紹介します。

一般事務

業務内容	・データ入力 ・書類作成と管理 ・メール対応 ・ファイリング ・スケジュール管理

一般事務は、顧客情報や従業員情報のデータ入力や管理などでBPOが活用されます。例えば、膨大なデータ入力が日常的な企業であれば、データの入力ミスの対策に加えて、人件費のコストも大幅に削減できます。

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経理・会計事務

業務内容	・帳簿記帳 ・請求書発行や支払い処理 ・給与計算 ・税務申告書作成 ・月次、年次決算

経理・会計事務は、税務申告などでBPOが活用されます。税務申告は、税法について最新知識のアップデートが必要であり、中小企業や個人事業主は外部の専門家に委託することが多いです。

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営業事務

業務内容	・受注処理と在庫管理 ・契約書作成と管理 ・顧客データ管理 ・見積書作成 ・営業資料作成

営業事務は、営業担当者のスケジュール管理や顧客とのアポイントメントの設定などでBPOが活用されます。例えばBPO会社が顧客との電話やメールでスケジュールを調整し、自社の営業担当者が営業活動に専念できる環境を作れます。

コールセンター

業務内容	・顧客サポート ・テクニカルサポート ・お問い合わせ対応 ・クレーム対応 ・テレアポ ・アンケート調査

コールセンターは、クレームの処理などを含む顧客からの問い合わせでBPOが活用されます。オペレーターのスキルが高ければ顧客の満足度も上がるので、経験豊富なスタッフを抱えているBPO会社に依頼するのがおすすめです。

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人事・採用事務

業務内容	・採用プロセスの管理 ・新入社員の研修や教育施策の立案 ・給与計算や福利厚生の管理 ・勤怠や休暇などの労務管理 ・社員教育や研修の運営

人事・採用事務は、応募者の一次対応などでBPOが活用されます。例えば求職者との面接設定までを外部委託し、面接から自社リソースで対応することで、単純作業は他社、重要な面接からは自社で行うといった切り替えが可能です。

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事務BPOの5つのメリット

1.自社リソースをコア業務に集中できる

事務をBPOすることで、自社のリソースをコア業務に注力できるのがメリットです。定型作業の多い事務業務をBPOすることで、製品開発や営業活動など売上に直結するコア業務に自社社員を割り当て、企業の生産性や競争力を向上できます。

例えば、マーケティング部署の日常的なデータ入力業務をBPOすることで、社員は売上を伸ばすためのキャンペーン施策の立案と実行に集中できます。BPOすることでノンコア業務から社員が解放され、売上増加の施策立案や実行といったコア業務に注力できます。

2.業務の効率化や品質向上が図れる

事務業務をBPOすることで、業務の効率化や品質向上が図れます。専門知識と最新技術の活用により、ミスの減少や処理時間の大幅な短縮が見込めます。

例えば、今まで手作業で行っていた給与計算を自動化ツールを導入しているBPO会社に委託することで、時間の短縮やヒューマンエラーが防げます。処理に時間がかかる定型的な業務に悩んでいる企業は、BPOで外部の専門家に委託するのがおすすめです。

3.コスト削減が図れる

事務業務をBPOすることで、人員の採用や研修のコストが不要になる点もメリットです。採用が決まるまで広告を出したり、社員に教育のための時間と手間をかける必要もありません。

例えば、給与計算業務をBPOすれば、内部で給与計算を担当する専任スタッフを雇う必要がなくなるうえ、給与計算に伴うシステムの導入や保守費用も削減できます。BPOを利用して、人材やシステム、設備といったコストの削減が実現可能です。

4.社員の業務負担を減らせる

事務業務をBPOすることで、社員の業務負担を減らせるのもメリットです。時間が取られる営業先のリスト化やテレアポなどの業務をBPOすることで、社員の業務が楽になります。

例えば、人手が足りない企業では事務業務の処理に追われ、遅くまで残業するケースも多々あります。BPOすることで社員の業務負担を減らし、残業の解消や離職のリスク低下も期待できます。

5.人件費の最適化ができる

BPOを利用して、固定費を変動費に変え、繁閑差に柔軟に対応することで、人件費の最適化が図れます。社内で業務を行う場合、人件費は固定費として計上されますが、BPOを利用すれば人件費を固定費から変動費に置き換えられます。

特に、経理は繁閑差が大きい業務で、繁忙期を基準に人員を確保すると、閑散期には無駄な支出となります。BPOに依頼すれば、繁忙期に必要な人員を増やし、閑散期にはリソースを削減するなど業務量に合わせて最適化でき、コストの無駄を最小限にできます。

事務BPOの3つのデメリット

1.スキルや知識が蓄積されない

事務をBPOに委託するデメリットは、業務に対するスキルや知識が会社に蓄積されない点です。業務の大部分を委託するため、社内で該当業務に精通した人材の育成が困難になり、内製化に戻すことが難しくなります。

また、業務に対する知見がないため、思ったほどの効果が見込めなかった場合に改善の指摘ができにくいのもデメリットです。効果がないと感じたら、別のBPO会社に依頼するのがおすすめです。

2.業務がブラックボックス化する恐れがある

事務をBPOするデメリットとして、委託した業務のブラックボックス化が挙げられます。具体的にどのような業務が行われており、本当に効率的に運用されているか、委託元企業がわからなくなる場合があります。

業務のブラックボックス化を防ぐため、日々の業務報告はもちろん、週例や月例で定例報告の場は設けましょう。定例報告の場を設けるメリットは、業務の見える化だけでなく、自社の要望を伝える上でも重要です。

3.情報漏えいの不安がある

事務をBPOすると情報漏えいの不安がある点もデメリットの一つです。社内の業務を委託する以上、情報漏えいのリスクはついてまわります。

BPOの委託企業を選ぶ際は、プライバシーマークやISMSといった個人情報の取扱に関する認証資格の有無は必ず確認しましょう。また、実際に業務を行う設備のセキュリティ体制もチェックしておく必要があります。

BPOの問題点と対策方法

事務BPOを導入すべき企業の3つの特徴

1.事務作業でミスやトラブルが多い

事務BPOを導入すべき企業は、事務作業でミスやトラブルが多い企業です。事務作業でミスする主な要因は、仕事の慣れと業務の知識不足の2つで、特に人手不足により、事務作業に慣れていない人をアサインし、ミスを頻発している企業が多く見られます。

事務BPOを導入すれば、事務作業に対して高いスキルや知見を持つ人材に業務を任せられるため、ミスを削減できるうえ、DX化による業務フローの改善も見込めます。事務作業でミスやトラブルが多い企業は、ぜひ事務BPOを検討してみましょう。

2.繁閑差が激しい業務を抱えている

繁閑差が激しい業務を抱えている企業も、事務BPOの導入をおすすめします。繁忙期や特定のプロジェクトで一時的に必要となる事務作業をBPOすれば、人件費の削減につながります。

例えば、正社員や契約社員は固定費が支払われるため、事務作業でもコア業務と同じ人件費ですが、BPOを活用すれば事務作業の人件費を変動費に変えられます。固定費を変動費に変えれば、人件費を抑えられるため、コストカットに繋がります。

3.自社の事務作業の品質に不満がある

自社の事務作業の品質に不満がある企業も、事務BPOを導入すべきです。事務作業の品質を向上させるには、社内研修やマニュアル作成など、業務フローの改善が必要で、多大な時間や育成コストがかかりますが、BPOなら短期間で業務の品質向上が見込めます。

例えば、コールセンターをBPOすれば、専門知識や経験を持ったプロに任せられるため、時間をかけずに品質を改善できるうえ、業務フローの見直しまでしてくれます。現状の作業品質に不満のある企業は、ぜひ事務BPOを活用しましょう。

事務BPOにかかる費用

事務BPOの費用形態

事務BPOの費用形態は、主に毎月決まった金額が発生する「固定料金制」、依頼したタスクごとに金額が発生する「従量課金制」、BPO業者の成果に基づいて金額が発生する「変動性」の3つです。

適用される費用形態については、BPO業者や依頼内容によって異なるため、契約時に認識の齟齬が起きないよう確認しておきましょう。

事務BPOの費用相場

内容	費用形態	費用相場
事務常駐	固定料金	月額5万～30万円程度
データ処理	従量課金	データ1件あたり5～50円
コール センター	従量課金	通話1分あたり10～50円
コール センター	従量課金	通話1件あたり100～500円
売上の増加	変動性	増加した売上の5～20%
コスト削減	変動性	削減されたコストの10～30%
KPI達成	変動性	KPI達成に対する固定金額

上記の費用相場はあくまで一例です。事務BPOの費用は、依頼する業務の範囲や業務量によって変わります。各社に連絡してアイミツを取ることが重要です。

事務BPO(代行)の料金解説

事務BPOの成功事例

説明会の事務局代行

導入企業	大手通信教育系企業
導入経緯	ICTプラットフォームを新規導入する学校へ、説明会を実施したい
BPO内容	企画立案、マニュアル作成、動画制作、問合せ対応、物流手配、印刷物制作

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

ICTプラットフォームを導入する学校に、説明会を実施するという要望を一括して対応した事例です。

説明会を行う上での全体運用設計から、説明会希望校とのスケジュール調整、お電話案内、資料印刷、サンプル機器および資料発送～回収まで、説明会に付随する一連の業務も含めてすべて対応。

顧客と目線を合わせて一緒に説明会づくりを行った結果、当説明会BPO業務以外にも、資料印刷や発送業務などもBPOされています。

申請書不備の受付代行

導入企業	官公庁
導入経緯	ミスの撲滅
BPO内容	マニュアル作成、メール一括配信、スキャニング、問合せ対応、業務専用フロア開設

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

官公庁では膨大な書類を対応する中、市民や企業から提出された申請書類を受け取り、不備がないかを確認し、必要に応じて修正や追加情報の提出を求める業務が課題となっていました。

株式会社グロップでは業務を行うセキュリティルームの用意から、データ管理システムの構築まで対応しています。

年間15万件の対応でミスが0という実績を上げており、BPOサービスを利用したことでサービスの品質向上が図れた事例と言えます。

Twitterキャンペーン事務局代行

導入企業	スマホアプリ運営企業
導入経緯	データ管理～発送の工数減少
BPO内容	Twitterデータ収集、データ抽選、商品発送、問合せ対応、集計・レポート作成

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

Twitterキャンペーンは、ツイート作成から応募者のデータ管理、当選者の選定と商品の発送などの工数かかるうえに、専門性が高いため、BPOなどアウトソーシングすることが主流です。

グロップでは、データ収集から商品管理、問合せ事務局、発送などを1社完結できるため、フォロー&リツイートキャンペーンを一括して請け負うことも多いです。

TwitterAPIを利用したデータの自動収集、抽選、DM配信など１拠点で行い、ロスを最小限に抑える取り組みを実施。導入後は、応募件数が60,000リツイート、当選者5,000名にギフトコードを配信する結果を得られました。

事務BPO企業の選び方【失敗しないコツ】

委託したい業務を全て対応できるか確認

事務BPOの選び方は、自社で委託する業務を問題なく完遂できる規模の企業か確認が重要です。特に大手企業の場合、委託する業務量に対応できないケースに加え、委託業務の事業が拡大した際にリソースが足りず、業務を全うできなくなる可能性も考えられます。

また、1,000人以上の規模で事務業務を請け負った実績があるなど、委託したい業務量に対応できるかも重要です。事前にコーポレートサイトや資料から実績を確認しておきましょう。

事務代行のおすすめサービス7選

事例や実績が豊富

BPOサービスを選ぶ際には、委託したい業務の実績があるかを確認しましょう。BPOサービスには得手不得手があるので、実績のない会社だと期待していた成果が得られない可能性があります。

データ入力業務を外部委託した実例として、データ内容の不備が散見され信用問題に発展した企業もあります。安心して業務を委託したい企業は、国内大手で信頼が厚いトランス・コスモスやパソナ、グロップから選ぶのがおすすめです。

委託業務の専門性が高い

BPOサービスの企業は、委託業務の分野に関する専門性の高さも選定基準です。業者によって人事や経理、総務など、各分野における導入実績や培われたノウハウが異なるため、事前にサービス内容をチェックすることが大切です。

ただし、BPOサービス企業のHPに掲載されている情報のみでは、委託業務の分野に精通しているか具体的な内容がわかりかねます。詳しい情報を確認する場合は、無料相談を受け付けているグロップなど、実際に企業にお問い合わせしましょう。

BPOサービスの料金設定

BPOサービスの料金設定が依頼したい業務量に対して適正かどうかも重要です。あまりに費用が高い場合、外部に委託せず自社で社員を増員したほうがコストがかからないというケースもあります。

また、料金が安すぎるBPOサービスも避けるべきです。費用を抑えている分、業務のクオリティやセキュリティに不安が残ります。各社に連絡してアイミツをとったり、相場感を身につけることが大切です。

BPOの費用相場の詳細解説

プライバシーマークやISMSを取得している

BPOサービスが情報に関するコンプライアンスやセキュリティの遵守意識も重要な要素です。社内の機密情報を扱う以上、情報漏えいのリスクについては常に注意が必要です。

プライバシーマークやISMSといった個人情報の取扱に関する認証資格の有無は必ず確認しましょう。また、BPOサービスが業務を行う設備のセキュリティ体制もチェックしておく必要があります。

BPOおすすめ企業10選

事務BPOに依頼する流れ

1.BPOする業務を決定

手順	内容
①	【自社業務の課題を洗い出す】 ・社内で内製化すべき業務を明確にする ・外部にBPOする業務を決定
②	【導入前に目的と目標を決める】 ・人件費の削減など目的を社内ですり合わせ ・どのぐらいコストを削減するか目標を決定 →BPO会社の選択基準が明確化

BPOする業務を自社の課題を踏まえて決めましょう。委託する業務は、自社の売上に直結する「コア業務」、補助的な業務が全般となる「ノンコア業務」を洗い出し、課題点から内製化すべきか業務委託の方が良いか社内業務を整理しましょう。

例として、コンテンツ作成業務で自社のライターより委託するライターの方がスキルが高く、コストが安ければBPOする選択肢となります。コア業務、ノンコア業務に囚われず、品質向上とコスト削減ができるかを踏まえて委託業務を整理しましょう。

2.BPO会社を選定

BPO会社を選定する際は、課題分野に対する導入実績を踏まえたうえで、実際にBPO会社と会って課題の解決案の提案を受けましょう。複数社と会って、他社とBPOの費用を比較して選定するのもポイントです。

BPO会社と会う際は、コミュニケーションの取りやすさも重視しましょう。コミュニケーションが取りやすい会社のほうが、施策の改善などの要望も出しやすいうえ、コミュニケーション不足による業務のブラックボックス化も防止できます。

3.導入後は定期的にミーティングを設定

BPO会社選びが完了したら、依頼しましょう。導入した後は定期的にミーティングを設けることが重要です。効果をきちんと把握するのにも必要な上、自社の要望を正確に反映してもらうためにもコミュニケーションの場を設けるのは重要です。

なお、アウトソーシングの実績が年間で4,000件以上もあるグロップなら、無料相談で気軽に導入前の不明点を解消できます。また、グロップは、事務局機能を1社で完結してコスト面の安さにも定評があるので、アウトソーシングの導入候補としておすすめです。

事務BPOのよくある質問

まとめ：事務BPOとは業務を外部委託すること

事務BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)とは、事務業務のビジネスプロセスの一部を外部委託することです。社内で人手が足りない場合などに、定型的なノンコア業務が多い事務業務をBPOすることは有効な手段です。

ただし、BPO会社には業務ごとに得手不得手があるので、依頼する業務に合った会社を選ぶのが重要です。BPO企業選びに迷ったら、BPOの年間案件数が4,000件以上のグロップにご相談ください。抱えている課題の解決案がきっと見つかります。