「BPOのデメリットが知りたい」
「BPO導入の注意点や対策が知りたい」

BPOは、外部に業務を委託して、作業効率を高めるために利用されています。しかし、BPOを利用したことがないと、どんな問題点があるのかわからず、不安という人も多いのではないでしょうか。

本記事では、BPOの問題点やメリット・デメリットについて詳しく解説しています。BPOサービスの選び方や注意点も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

BPOの3つの問題点・デメリット

1.社内にノウハウが蓄積されない

BPOの問題点として、社内にノウハウが蓄積されない点が挙げられます。外部委託した結果、ノウハウが得られず、BPOをやめられなくなります。

例えば、マーケティングをアウトソーシングした結果、自社で新商品のプロモーション戦略が立てられなくなり、BPO先に売上依存してしまいます。

対策として、契約時にマニュアル作成や定例報告会を約束してもらうことをおすすめします。再現性あるノウハウを提供してもらえる委託先を、選びぬきましょう。

2.情報漏えいの危険性がある

BPOの問題点として、情報漏えいのリスクが挙げられます。機密情報を共有した結果、BPO企業から情報漏えいが起きる可能性があります。

例えば、カスタマーサポートをアウトソーシングした結果、委託先に顧客データを他社へ売られてしまうと、社会的信用が大きく失墜します。

対策として、プライバシーマークやISMSを取得している会社に依頼することをおすすめします。個人情報の取扱いに信頼性のある委託先を、選びぬきましょう。

3.コストが想定よりかかる場合がある

BPOの問題点として、コストが想定よりかかるリスクが挙げられます。例えば、プロジェクトが変更して業務内容が変わった結果、追加費用が発生するなどです。

他にも、システム開発をアウトソーシングした結果、メンテナンスやアップデートのたびに、追加費用が発生するのもよくあるケースです。

対策として、契約時に業務範囲は細かく決めましょう。入念にすり合わせをして、追加費用の発生を防ぐのが重要です。

BPOの5つのメリット

1.コア業務に社員を集中

BPOのメリットは、コア業務に社員を集中できる点です。事務作業などの成果が変わらない業務を外部に委託でき、売上に直結する業務に自社の社員を集中できます。

例えば、経理の請求書や契約書などの作成や管理をBPOにまかせて自社の社員は営業などのコア業務に集中できます。定型業務に使っていた時間をコア業務に使えるので、売上に直結した動きができます。

2.業務スピードや品質が向上

BPOのメリットは、業務のスピードや品質が高くなる点です。BPO企業は、委託する業務の知識が豊富で、最新のツールで効率良く業務を進めてくれます。

例えば、自社にキャンペーン企画のノウハウが無く成果が出せていない場合は、キャンペーンに詳しい外部の専門家にBPOすることで、成果を生み出せる可能性が高まります。成果が出せていない業務は、BPOするか検討してみるのがおすすめです。

3.コスト削減が可能

削減できるコスト
人件費	システム導入費	設備維持費
採用コスト	教育コスト	作業コスト

BPOでは、外部に業務を委託できるので、コスト削減を図れます。人員の採用や新人育成のためのコスト、必要なシステムや設備の費用が不要になります。

自社で一から業務を始めるのが難しい場合は、委託したい業務に精通しているBPO企業に相談してみましょう。グロップはBPOの実績が豊富で、無料で相談もできるので、BPOを考えている場合はぜひ相談してみましょう。

4.社外のノウハウを活用した企業の成長

BPOにより、社外のノウハウを活用して自社の成長に繋がります。自社に無い専門的な知識や技術、ツールを共有してもらえるので、他社のスキルを吸収できます。

ノウハウを十分に吸収できれば、BPOをやめた場合でも自社で対応できるようになるので、内製化も可能です。BPOする場合は、マニュアルやフロー、知識を共有してもらえるように、定例でミーティングを設定するのがおすすめです。

5.組織が複雑化するのを防げる

BPOは、自社の組織が複雑になるのを防げます。外部の専門家に業務を委託することで、社内の部署数を少なくできるので、全体を管理できます。

例えば、新商材を営業する際に事務作業や顧客対応を外部に委託することで、営業チームの人員を最小限に抑えられます。組織の肥大化を防ぐことで、市場のニーズに迅速に対応しやすくなるのもメリットです。

BPOとは

ビジネスプロセスの一部を外部に委託すること

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)サービスとは、業務のビジネスプロセスを請け負ってくれるサービスのことです。外部に業務を委託することで、業務効率の改善や、自社社員を売上に直結するコア業務に注力させるのが目的です。

例えば、経理業務は属人化しやすく、社内からだと業務効率が見えにくい箇所です。業務をBPOすることで属人化を解消したり、外部の専門家から最新のツールを導入してもらい業務効率の改善も期待できます。

▶経理BPOの詳細解説はこちら

BPOとアウトソーシングの違い

	BPO	アウトソーシング
定義	業務の一部を外部に委託すること	業務全体を外部に委託すること
メリット	・ピンポイントで依頼できる ・重要な業務は自社で対応できる	・自社社員の負担が減る ・採用コストを抑えられる
デメリット	・管理コストがかかる ・成果が委託する会社による	・内製化に戻しにくい ・長期的にはコスト増加の可能性あり

BPOは、業務の一部を外部に委託できるサービスのことです。一方で、アウトソーシングは業務全体を外部に委託することを指します。

BPOでは、自社で成果が出ていない業務を外部の専門家に委託して、ノウハウの獲得や成果を生み出せます。例えば、営業業務の一部のアポ取りや事務作業を委託することで業務の効率化ができます。

BPOされやすい業務

BPOされやすい業務
▼事務作業	▼人事業務
▼コールセンター	▼営業事務

事務作業

業務内容	・データ入力 ・書類作成と管理 ・メール対応 ・ファイリング ・スケジュール管理

事務作業は、定型的な作業が多いのでBPOで業務効率化を図りやすい業務です。例えば、時間のかかるデータ入力作業をBPOサービスに委託し、自社社員は営業などコア業務にリソースを割いて売上増加に注力できます。

データ入力代行おすすめ11選

人事業務

業務内容	・採用プロセスの管理 ・新入社員の研修や教育施策の立案 ・給与計算や福利厚生の管理 ・勤怠や休暇などの労務管理 ・社員教育や研修の運営

人事業務は、採用代行や定型的な事務業務などでBPOサービスが活用されます。求職者との面接設定までを外部委託することで、面接の準備などの単純作業を効率化し、重要な面接に力を入れられます。

人事の外注サービスおすすめ5選

コールセンター

業務内容	・顧客サポート ・テクニカルサポート ・お問い合わせ対応 ・クレーム対応 ・テレアポ ・アンケート調査

コールセンター業務は、顧客サポートやお問い合わせ対応などでBPOサービスが活用されます。コールセンターの対応が丁寧だと、顧客満足度が高くなり評判が良くなるので、経験豊富な人材の採用が難しい場合はBPOサービスに委託するのがおすすめです。

コールセンター外注おすすめ15選

営業事務

業務内容	・受注処理と在庫管理 ・契約書作成と管理 ・顧客データ管理 ・見積書作成 ・営業資料作成

営業事務は、受注の処理やテレアポなどでBPOサービスが活用されます。例えば、新規顧客のテレアポをBPOサービスに任せて、アポの時間を減らし社員は成約に注力するなど、営業の業務効率化に役立ちます。

テレアポ代行おすすめ11選

BPOサービスを選ぶ5つのポイント

1.委託したい業務を全て対応できるか確認

BPOサービスを選ぶ時は、委託したい業務に全て対応できるか確認しましょう。委託する業務量が多いとBPO企業1社では対応しきれず、業務を全うできない可能性があります。

BPOする時は、事前に委託できる業務量を確認し、リソース不足で対応できないという状況を避けましょう。委託する業務量が多い場合は、グロップなどの無料相談が可能な大手BPOサービスを中心に相談してみましょう。

2.事例や実績が豊富

BPOサービスを選ぶ時は、委託する業務の事例があるか確認しておきましょう。実績のない会社だと業務が非効率だったり、ミスが多かったりして、期待していた成果が得られない可能性があります。

実際に、データ入力を外部委託した結果、データ内容の不備が散見され信用問題に発展した企業もあります。安心して業務を委託したいなら、国内大手で実績が豊富なグロップなどのBPOサービスを選びましょう。

3.委託業務の専門性が高い

BPOサービスを選ぶ基準として、専門的な知識や技術が高いかどうかも重要です。業務効率化のためにBPOしても委託先にノウハウが無いと意味がありません。

コーポレートサイトや資料などに、得意な業務や成功事例が記載されているので、委託する前に確認しておきましょう。また、お試しで業務を委託できるBPOサービスもあるので、実際にスキルや知識の確認もできます。

4.BPOの料金設定が適正か

BPOの料金設定が適正かどうかも選ぶポイントの1つです。委託する業務によっては自社で対応したほうが安く済む場合があります。

BPOの料金相場を確認するために、複数のサービスでアイミツを取るのがおすすめです。見積もりをとった後にどのくらいの成果やコスト削減ができるか計算し、最適なBPOサービスを選びましょう。

5.プライバシーマークやISMSを取得している

BPOサービスを選ぶときは、情報に関するコンプライアンスやセキュリティの遵守意識も重要な要素です。自社の機密情報を扱う以上、情報漏えいのリスクは常に注意が必要です。

プライバシーマークやISMSなどの個人情報の取扱に関する認証資格があるか、必ず確認しましょう。また、BPOサービスの設備やセキュリティ体制もチェックしておく必要があります。

▶BPOおすすめ企業10選を徹底比較

BPOするならグロップがおすすめ

会社名	株式会社グロップ
特徴	・年間4,000件以上の案件を受注 ・企画から実行まで1社で完結 ・創業50年越えで安心して依頼可能
所在地	【本社】 岡山県岡山市中区さい70-3 【関東本部】 東京都中央区銀座1-3-9 【関西本部】 大阪府大阪市北区梅田1-12-12

BPO先に悩んだらグロップがおすすめです。グロップは創業50年を迎える大手のBPO企業で、年間4,000件以上の案件を受注しています。

また、企画の提案から実行まで1社で対応しているので、余計なコストが発生せずコスト削減も可能です。無料で相談や資料のダウンロードもできるので、BPOの委託先に悩んでいる場合は、グロップに相談してみましょう。

まとめ：BPOの問題点は大手BPO企業に委託すれば解決

BPOの問題点の大部分は、実績が豊富な大手BPOサービスに業務を委託することで解決できます。実績が豊富なBPO企業は、多くの業務に精通しており、ノウハウも学べます。

また、セキュリティ設備や機密情報の管理体制もしっかりしているので情報漏えいの危険性も低いです。BPOの問題点を解決し、可能な限りリスクを排除したい場合は、グロップといった大手BPOサービスに業務を委託しましょう。