「BPOサービスって何？」
「どんな業務を委託できるのか知りたい」

BPOサービスは、業務の問題点を改善し効率化するために役立つサービスです。昨今の人手不足を解消する有効な手段として、多くの企業が利用しています。

しかし、BPOサービスについてよくわからず、どんな業務を委託すれば効率化できるのか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで当記事では、BPOサービスのメリットやデメリットをはじめ、委託できる業務内容や成功例について記載しているので、業務をBPOする参考にしてください。

BPOサービスとは

ビジネスプロセスの一部を外部委託すること

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)サービスとは、業務のビジネスプロセスを請け負ってくれるサービスのことです。外部に業務を委託することで、業務効率の改善や、自社社員を売上に直結するコア業務に注力させるのが目的です。

例えば、経理業務は属人化しやすく、社内からだと業務効率が見えにくい箇所です。業務をBPOすることで属人化を解消したり、外部の専門家から最新のツールを導入してもらい業務効率の改善も期待できます。

人手不足や業務効率化の手段として注目

BPOサービスは、企業の人手不足や足りないノウハウを補う手段として注目されています。BPOサービスを利用すれば、採用や教育のコストをかけずに業務を効率化でき、自社の経営改善にリソースを割けます。

現在、日本では深刻な労働力不足に陥っており、厚生労働省の調査では、2020年に7,509万人いた15～64歳の労働人口が2040年には6,213万人まで減るとされています。人手不足で経営改善に注力できないなら、BPOサービスを利用し業務の効率化をしましょう。

BPOと人材派遣の違い

	BPO	人材派遣
定義	自社の業務を外部に委託すること	派遣された人材を業務に活用すること
メリット	・ピンポイントで依頼できる ・重要な業務は自社で対応できる	・直接業務の指示を出せる ・業務の急な変更に柔軟に対応できる
デメリット	・管理コストがかかる ・成果が委託する会社による	・教育のコストがかかる ・派遣の期間が決まっている

BPOは、業務を外部に委託できるサービスのことです。例えば事務業務のプロセスの中で、データ入力という業務だけを委託したり、経理業務を全て任せられます。

一方で、人材派遣は派遣された人材を作業員として活用するので、直接業務の指示出しや業務の急な変更に柔軟に対応できます。業務の改善や必要な業務をピンポイントで依頼したい場合は、BPOを利用するのがおすすめです。

BPOサービスの5つのメリット

1.コア業務に社員を集中できる

BPOサービスを利用すれば、コア業務に社員を集中できます。事務作業など売上に関係の薄い業務を外部委託し、重要な業務に自社リソースを割けるので経営改善に繋がります。

例えば、データ入力は時間がかかる上にだれがやっても成果は変わりません。優秀な人材の時間を確保できることが、BPOサービスに委託する最大の魅力です。

2.ミスを減らせる

BPOサービスを利用すれば、作業のミスが減らせます。代行会社はマニュアルや確認体制がしっかりしており、自社で作業するよりミスの件数を減らせる可能性が高いです。

また、専門知識を有している人員がアサインされることによって、クオリティの向上にも期待できます。最新ツールの導入やマニュアル化により、ミスの防止と品質の向上が期待できます。

3.人手不足が解消する

BPOサービスを利用することで、会社の人手不足を解消できます。社員の急な退職などの人員不足も、代行会社に依頼すればすぐに人員を確保できます。

例えば、人手が足りない企業では業務に追われ、社員が遅くまで残業するケースが多いです。人手不足で、社員の業務負担が大きい企業は、代行会社を利用して作業を効率化していきましょう。

4.必要なときだけ依頼できる

BPOサービスは必要なときに、必要な人数を依頼できます。繁忙期に人員を増やし、閑散期には減らすなど、業務量に合わせて効率良く人員を調整できます。

例えば、経理は繁閑差が大きく、繁忙期を基準に人員を確保すると、閑散期にはリソース過多に陥りやすいです。バックオフィス代行に依頼すれば、無駄な人件費を削減できるのでおすすめです。

5.コスト削減が図れる

BPOサービスを利用すれば、人件費を削減し効率化を図れます。即座に業務を進行できる人員が手配されるため、新たな人員の採用や新人育成のためのコストが不要になります。

他にも、給与計算を委託すれば、業務で使うシステムの導入や保守費用も削減できます。BPOサービスを利用して、人材や設備のコスト削減が図れます。

BPOサービスの3つのデメリット

1.業務の詳細が分かりづらくなる

BPOサービスに委託するデメリットとして、委託した業務の詳細が分かりづらくなります。具体的にどのような業務が行われており、本当に効率的に運用されているか分からなくなる場合があります。

BPOサービスを委託する時は、日々の業務報告はもちろん、週例や月例で定例報告の場を設けましょう。業務の見える化だけでなく、自社の要望を伝える上でも重要です。

2.スキルや知識が蓄積されない

BPOサービスに委託するデメリットは、スキルや知識が会社に蓄積されない点です。多くの業務を代行業者に任せることになるので、BPOサービスの利用を辞めた後に自社で運営するのが難しくなります。

また、業務に対する知識がないため、効果が見込めなかった場合に改善が難しい点もデメリットです。効果がないと感じたら、別のBPOサービスに依頼するのがおすすめです。

3.情報漏えいの不安がある

BPOサービスへの委託は、情報漏えいの不安がある点もデメリットの一つです。社内の業務を委託する場合は、機密情報に関する取り扱い方法を確認して、情報漏えいリスクを最小限に抑えることができます。

BPOサービスを選ぶ際は、プライバシーマークやISMSといった個人情報の取扱に関する認証資格の有無は必ず確認しましょう。また、業務を行う設備のセキュリティ体制のチェックも重要です。

▶BPOの問題点とは？よくあるトラブルと対策方法

BPOサービスに委託されやすい業務

BPOサービスに委託されやすい業務
▼事務	▼経理	▼人事
▼コールセンター	▼営業事務	▼情シス

事務

業務内容	・データ入力 ・書類作成と管理 ・メール対応 ・ファイリング ・スケジュール管理

事務作業は、定型的な作業が多いのでBPOで業務効率化を図りやすい業務です。例えば、時間のかかるデータ入力作業をBPOサービスに委託し、自社社員は営業などコア業務にリソースを割いて売上増加に注力できます。

データ入力代行おすすめ11選

経理

業務内容	・帳簿記帳 ・請求書発行や支払い処理 ・給与計算 ・税務申告書作成 ・月次、年次決算

経理業務は、帳簿記帳や税務処理などの専門性の高い業務を効率化するためにBPOサービスが活用されます。特に、税務処理は税理士資格といった専門的な資格や知識が必要とされるので、BPOサービスに委託するケースが多いです。

経理代行おすすめ10選

人事

業務内容	・採用プロセスの管理 ・新入社員の研修や教育施策の立案 ・給与計算や福利厚生の管理 ・勤怠や休暇などの労務管理 ・社員教育や研修の運営

人事業務は、採用代行や労務管理などでBPOサービスが活用されます。求職者との面接設定までを外部委託することで、面接の準備などの単純作業を効率化し、重要な面接に力を入れられます。

人事外注サービスおすすめ5選

コールセンター

業務内容	・カスタマーサポート ・テクニカルサポート ・お問い合わせ対応 ・クレーム対応 ・テレアポ ・アンケート調査

コールセンター業務は、カスタマーサポートやお問い合わせ対応などでBPOサービスが活用されます。コールセンターの対応が丁寧だと、顧客満足度が高くなり評判が良くなるので、経験豊富な人材の採用が難しい場合はBPOサービスに委託するのがおすすめです。

コールセンター外注おすすめ15選

営業事務

業務内容	・受注処理と在庫管理 ・契約書作成と管理 ・顧客データ管理 ・見積書作成 ・営業資料作成

営業事務は、受注の処理やテレアポなどでBPOサービスが活用されます。例えば、新規顧客のテレアポをBPOサービスに任せて、社員は成約に注力するなど、アポ獲得と成約を分業制にすることで、営業の業務効率化が図れます。

テレアポ代行おすすめサービス11選

情シス

業務内容	・ヘルプデスク ・キッティング業務 ・社内問い合わせ ・障害対応

情シス業務は、人手不足になりがちなのでBPOされやすいです。特に、ヘルプデスクは、専門的な知識やコミュニケーションスキルも求められるため、専門業者に委託して効率化を図る企業が増えています。

ヘルプデスク代行おすすめサービス11選

BPOサービスの成功例

メールデータの精査

導入企業	官公庁
導入経緯	メールでの問い合わせデータの精査とデータ化
BPO内容	メールデータの精査、テキストデータ化

引用：株式会社グロップ「BPO各種実績集」

官公庁にメールで送られてきた、7,000件の問い合わせ履歴の精査とデータ化に対応した事例です。Outlookに送られてきたメールを質問と回答に分類し、Q&A表を作成、テキストデータ化、添付ファイルの整理まで対応しています。

膨大なメールをテキストデータ化することで、Outlook内でメールの検索をしなくて済むようになり、官公庁の業務の効率化ができています。

申請書不備の受付代行

導入企業	官公庁
導入経緯	ミスの撲滅
BPO内容	マニュアル作成、メール一括配信、スキャニング、問合せ対応、業務専用フロア開設

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

官公庁の膨大な書類の処理や不備がないかの確認を、市民や企業から提出された申請書類を受け取り、不備がないかを確認を対応した事例です。株式会社グロップで業務を行うセキュリティルームの用意から、データ管理システムの構築まで対応しています。

年間15万件の対応でミスが0という実績を上げており、BPOサービスを利用したことでサービスの品質向上と効率化が図れた事例と言えます。

Twitterキャンペーン事務局代行

導入企業	スマホアプリ運営企業
導入経緯	データ管理～発送の工数減少
BPO内容	Twitterデータ収集、データ抽選、商品発送、問合せ対応、集計・レポート作成

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

Twitterキャンペーンは、ツイート作成から応募者のデータ管理、当選者の選定と商品の発送などの業務を対応した事例です。グロップでは業務を1社完結できるため、フォロー&リツイートキャンペーンを一括して請け負えます。

TwitterAPIを利用したデータの自動収集、抽選、DM配信など１拠点で行い、ロスを最小限に抑えて効率化。導入後は、応募件数が60,000リツイート、当選者5,000名にギフトコードを配信する成果を得ています。

BPOとアウトソーシングの違い

	BPO	アウトソーシング
定義	自社の業務を外部に委託すること	業務遂行のため外部の力を借りること
メリット	・ピンポイントで依頼できる ・重要な業務は自社で対応できる	・自社社員の負担が減る ・管理がしやすい
デメリット	・管理コストがかかる ・成果が委託する会社による	・内製化に戻しにくい ・長期的にはコスト増加の可能性あり

BPOは、業務を外部に委託できるサービスのことです。一方で、アウトソーシングは外部の力を借りて業務を遂行すること全般を指すことが多く、BPOもアウトソーシングの中に含まれます。

BPOでは、例えば受付事務業務のプロセスの中で、データ入力という業務だけを委託することもできます。業務の効率化、改善が必要な箇所をピンポイントで依頼でき、コア業務に集中できます。

BPOは業務を一部委託すること

BPOは、業務の一部を外部に委託することです。顧客からの問い合わせの電話とメール対応やTwitterキャンペーンのアカウント運用といった、幅広い業務の中の一部を委託することを指します。

人手が足りず業務全てに手が回らない時は、一部業務をBPOするのがおすすめです。業務の一部を委託するだけなので、最低限のコストで業務の効率化と人手不足を解消できます。

アウトソーシングは業務を全て委託すること

アウトソーシングは、業務を全て外部の専門家に委託することです。事務や経理、人事などの売上に直接関係しないノンコア業務をまるごと任せられます。

ノンコア業務の効率化をしつつ、自社のリソースを売上アップ施策や経営改善に集中できます。コア業務に人員を集中させたい場合は、アウトソーシングを利用しましょう。

BPOサービスの選び方【失敗しないコツ】

委託したい業務を全て対応できるか確認

BPOサービスは、自社で委託する業務を問題なく完遂できる規模の企業か確認が重要です。特に大手企業の場合、委託する業務量に対応できないケースに加え、委託業務の事業が拡大した際にリソースが足りず、業務を全うできなくなる可能性も考えられます。

また、100人規模のコールセンターのBPOの実績があるなど、委託したい業務量に対応できるかも重要です。事前にコーポレートサイトや資料から実績を確認しておきましょう。

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事例や実績が豊富

BPOサービスを選ぶ際には、委託したい業務の実績があるかを確認しましょう。BPOサービスには得手不得手があるので、実績のない会社だと期待していた成果が得られない可能性があります。

データ入力業務を外部委託した実例として、データ内容の不備が散見され信用問題に発展した企業もあります。安心して業務を委託したい企業は、国内大手で信頼が厚いグロップから選ぶのがおすすめです。

委託業務の専門性が高い

BPOサービスの企業は、委託業務の分野に関する専門性の高さも選定基準です。業者によって人事や経理、総務など、各分野における導入実績や培われたノウハウが異なるため、事前にサービス内容をチェックすることが大切です。

ただし、BPOサービス企業のHPに掲載されている情報のみでは、委託業務の分野に精通しているか具体的な内容がわかりかねます。詳しい情報を確認する場合は、無料相談を受け付けているグロップなど、実際に企業にお問い合わせしましょう。

BPOサービスの料金設定が適正か

BPOサービスの料金設定が依頼したい業務量に対して適正かどうかも重要です。あまりに費用が高い場合、外部に委託せず自社で社員を増員したほうがコストがかからないというケースもあります。

また、料金が安すぎるBPOサービスも避けるべきです。費用を抑えている分、業務のクオリティやセキュリティに不安が残ります。各社に連絡してアイミツをとったり、相場感を身につけることが大切です。

▶BPOの費用相場はいくら？料金体系の解説はこちら

プライバシーマークやISMSを取得している

BPOサービスに依頼する際に、情報に関するコンプライアンスやセキュリティの遵守意識も重要な要素です。社内の機密情報を扱う以上、情報漏えいのリスクについては常に注意が必要です。

プライバシーマークやISMSといった個人情報の取扱に関する認証資格の有無は必ず確認しましょう。プライバシーマークやISMSを取得しているBPOサービスは情報漏えいの危険性が少ないので、安心してアウトソーシングできます。

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BPOで業務効率化するための3つのポイント

1.BPOの目的を決める

BPOサービスを利用する時は、どんな目的で利用するのか明確に決めておきましょう。「人手不足の解消」「ノウハウが無いので委託したい」など目的を明確化しておかないとメリットが薄れます。

特に、自社にノウハウの無い業務はミスが頻発したり、作業に時間がかかります。BPOサービスに委託することで、ミスを無くしつつ効率的に進められるので、BPOサービスを利用して効率化しましょう。

2.事務などの定型業務をBPOする

BPOサービスを利用する場合は、事務や経理などの定型業務をBPO化しましょう。定型業務は、人によって成果が変わりにくく、時間のかかる業務なので、BPOサービスを利用すれば社内のリソースを売上に直結する業務に集中できます。

例えば、データ入力やリストの整理は、労力がかかる一方で特別な専門知識を必要としません。定型業務に時間を取られている場合は、BPOサービスを利用して、自社の重要な業務を効果的に進められます。

3.定期的にミーティングを行う

BPOサービスの会社とは、定期的にミーティングを行って業務の詳細を共有しましょう。ミーティングで業務の詳細やレポートを共有してもらうことで、効率良く業務が行われているのか確認できます。

週例や月例で定期的にミーティングやレポートを共有してもらい、業務の詳細を見える化しておきましょう。グロップでは月次運用レポートの作成と報告会も実施しており、業務の見える化を徹底しています。

まとめ：BPOサービスを利用すれば業務の効率化が可能

BPOサービスは、自社の業務の一部を外部に委託し、業務を効率化できるサービスです。一般事務や経理、コールセンターなどマニュアル化できる定型業務を委託することで、自社のリソースを経営改善に集中できます。

BPOサービスには業務ごとに得手不得手があり、依頼する業務に合った会社を選ぶのが重要です。BPOサービス選びに悩んだら、BPOの年間案件数が4,000件以上のグロップにご相談ください。抱えている課題の解決案がきっと見つかります。