「事務局って何をするところ？」
「事務局の仕事内容が知りたい」

事務局とは、会社の事務作業や問い合わせ対応、データ入力などを担うチームのことです。研修やアンケート調査を行うことになり、事務局の立ち上げが必要になったけど実際何を作業すればいいかわからないですよね。

本記事では事務局の役割や仕事内容をわかりやすく紹介しています。事務局をアウトソーシングするメリットやデメリットについても記載しているので、事務局運営や立ち上げ、改善に悩む方は参考にしてください。

事務局とは？

事務作業などサポート業務を担うチーム

事務局とは、会社の事務作業や問い合わせ対応、データ入力などを担うチームのことです。業務内容は多岐にわたり、会議やイベントの準備をはじめ、文書や資料の作成、日程調整などが挙げられます。

ほとんどのプロジェクトを運営するためには事務局の手助けが必要ですが、繁閑差があり常設するにはコスパがよくありません。また、売上に直結する業務ではないため、自社社員の配属を躊躇う会社も多いです。

そこで注目されているのが事務局のアウトソーシングです。外部に任せれば自社社員をコア業務に専念させられます。アウトソーシング先に悩んだら、長期的な事務局運営から単発のキャンペーンまで経験豊富なグロップがおすすめです。

事務局の役割

事務局の役割は、組織や団体内で一般的な事務作業や手続きを行い、運営をサポートすることです。運営が進行するプロジェクトを成功させるため、書類関連の整理や会議・イベントの準備のほか、イベント当日の運営など、裏方全般の業務を行います。

事務局の仕事内容は、プロジェクトによって変化します。プロジェクトの成功には、事務局に適した人材を配置するのが重要です。アウトソーシングを活用すれば、専門家に業務を任せられるため、事務局運営で悩んでいる方におすすめです。

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事務局の仕事内容

事務局業務は、広範囲に及びます。例えば、キャンペーン事務局であれば抽選や商品発送に加え、WEB制作による告知から、お客様の問合せまでが担当業務です。

特に、コールセンターなどの窓口応対業務は難易度が高く、自社のリソースを圧迫しやすいです。コールセンターの管理範囲のみアウトソーシングすることもできるため、自社リソースをコア業務に集中させたい方は、アウトソーシングも検討しましょう。

キャンペーン事務局の業務内容

キャンペーン事務局は、郵便物受付から適格チェック、抽選、当選者のデータ入力や重複チェックなど、多岐にわたります。

時間のかかる業務も多いため、自社で行うにはかなりのリソースが必要です。アウトソーシングすれば、事務局の立ち上げから完了までワンストップで行ってくれるため、人手が足りなくて悩んでいる企業は、キャンペーン事務局を外注するのがおすすめです。

キャンペーン事務局の詳細解説

官公庁・自治体関連事務局の業務内容

官公庁・自治体関連事務局は、各種給付金やワクチン接種の受付事務などの業務が対応可能です。お問い合わせ窓口の開設をはじめ、データの整理も行ってくれるため、人手不足の自治体におすすめです。

データベースは、管理用のローカルデータベースの構築も可能なので、データ処理だけお願いしたいという方も、ぜひグロップに依頼してみましょう。

アンケート調査の業務内容

アンケート調査もアウトソーシング可能です。調査票の印刷から集計、報告書の作成まで、すべてをアウトソーシングで対応できます。

アンケート方法もWebアンケートだけでなく、電話や郵送など、ご要望にあわせて対応可能です。

事務局アウトソーシングのメリットとデメリット

メリット	・社員をコア業務に集中できる ・外部の高いスキルや知識を活用できる ・固定費を変動費化できる
デメリット	・ノウハウが蓄積されない ・業務のブラックボックス化の恐れあり ・情報流出のリスクがある

社員をコア業務に集中できるのが最大のメリット

事務局をアウトソーシングする最大のメリットは、社員をコア業務に集中できる点です。運営事務局は事務作業が多く、売上に直結しないノンコア業務であることが大半です。

また、キャンペーン事務局など特定の時期にだけ必要な事務局の場合、その期間だけ社員を割り当てるのは効率的とは言えません。事務局運営でコア業務が圧迫されているなら、アウトソーシングすることで自社の社員をコア業務に集中させられます。

ノウハウが蓄積されないデメリットもある

アウトソーシングのデメリットとして多いのは、業務のノウハウが自社に蓄積されない点です。また、業務もブラックボックス化しやすいので、内製化に戻す場合、引き継ぎに時間がかかります。

会社にノウハウやスキルを残したいなら、業務の一部のみのアウトソーシングや効率化の助言を受けるのに留めておきましょう。

事務局をアウトソーシングするべき企業の特徴

力を入れたい業務はあるが人が足りない

事務局をアウトソーシングするべき企業は、力を入れたい業務はあるが人が足りないという企業です。事務局をアウトソーシングすれば、一般的な事務作業や手続きをお任せできます。

現場の担当者の手を空けられる上、組織をスムーズに運営できるよう支援してくれるため、人手不足の解消につながります。力を入れたい業務があり、人手不足を感じている企業は、事務局のアウトソーシングがおすすめです。

ノウハウや設備がない

事務局を立ち上げた経験がなかったり、必要なツールなどの設備が揃っていない企業は、アウトソーシングを依頼するのがおすすめです。外部の専門家に依頼したほうがミスなく、成果も挙げやすいです。

例えば、Twitterキャンペーンの事務局を運用する場合、DMや当選者の決定、商品の発送などたくさんの業務が発生します。不慣れな社員が対応するより専門家に任せて、自社社員は別の売上施策に注力したほうが効率的です。

事務作業でミスやトラブルが頻発している

事務作業でミスやトラブルが頻発している企業は、事務局をアウトソーシングすべきです。事務作業でミスする主な要因は、仕事の慣れと業務の知識不足の2つで、特に人手不足で事務作業に慣れていない人をアサインし、ミスを頻発している企業が多く見られます。

アウトソーシングすれば、事務作業に対して高いスキルや知見を持つ人材に業務を任せられるため、ミスを削減できるうえ、DX化による業務フローの改善も見込めます。事務作業でミスやトラブルが多い企業は、ぜひアウトソーシングを検討してみましょう。

事務局をアウトソーシングする方法

1.アウトソーシングする業務を決定

手順	内容
①	【事務局業務の課題を洗い出す】 ・社内で内製化すべき業務を明確にする ・外部にアウトソーシングする業務を決定
②	【導入前に目的と目標を決める】 ・人件費の削減など目的を社内ですり合わせ ・どのくらいコストを削減するかなど目標決定 →アウトソーシング会社の選択基準が明確化

アウトソーシングする業務を自社の課題を踏まえて決めましょう。委託する業務は、自社の売上に直結する「コア業務」、補助的な業務が全般となる「ノンコア業務」を洗い出し、課題点から内製化すべきか業務委託の方が良いか社内業務を整理しましょう。

例えば、Twitterキャンペーンにおいて、商品の発送に時間が取られているなら、その業務を外部に委託するなどです。立ち上げから実行までの依頼も可能なので、課題に合わせてアウトソーシングする業務を決めましょう。

2.アウトソーシング会社を選定

アウトソーシング会社を選定する際は、課題分野に対する導入実績を踏まえたうえで、実際にアウトソーシング会社と会って課題の解決案の提案を受けましょう。複数社と会って、他社とアウトソーシングの費用を比較して選定するのもポイントです。

アウトソーシング会社と会う際は、コミュニケーションの取りやすさも重視しましょう。コミュニケーションが取りやすい会社のほうが、施策の改善などの要望も出しやすいうえ、コミュニケーション不足による業務のブラックボックス化も防止できます。

3.導入後は定期的にMTGを設定

アウトソーシング会社選びが完了したら、依頼しましょう。導入した後は定期的にミーティングを設けることが重要です。効果をきちんと把握するのにも必要な上、自社の要望を正確に反映してもらうためにもコミュニケーションの場を設けるのは重要です。

なお、アウトソーシングの実績が年間で4,000件以上もあるグロップなら、無料相談で気軽に導入前の不明点を解消できます。また、グロップは、事務局機能を1社で完結してコスト面の安さにも定評があるので、アウトソーシングの導入候補としておすすめです。

事務局のアウトソーシング事例

Twitterキャンペーン事務局代行

導入企業	スマホアプリ運営企業
導入経緯	データ管理～発送の工数減少
事業内容	Twitterデータ収集、データ抽選、商品発送、問合せ対応、集計・レポート作成

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

Twitterキャンペーンは、ツイート作成から応募者のデータ管理、当選者の選定と商品の発送などの工数がかかるうえに、専門性が高いため、アウトソーシングすることが主流です。

グロップでは、データ収集から商品管理、問合せ事務局、発送などを1社完結できるため、フォロー&リツイートキャンペーンを一括して請け負うことも多いです。

データの収集や抽選、DM配信など1拠点で行い、ロスを最小限に抑える取り組みを実施し、導入後、応募件数が60,000リツイート、当選者5,000名にギフトコードを配信する結果を得られました。

説明会の事務局代行

導入企業	大手通信教育系企業
導入経緯	CTプラットフォームを新規導入する学校へ、説明会を実施したい
事業内容	企画立案、マニュアル作成、動画制作、問合せ対応、物流手配、印刷物制作

引用：株式会社グロップ「BPOサービス公式ページ」

ICTプラットフォームを導入する学校に、説明会を実施するという要望を一括して対応した事例です。

説明会希望校とのスケジュール調整、電話案内、資料印刷、サンプル機器および資料発送～回収まで、説明会の運用設計に関する業務をすべて対応しています。

顧客と目線を合わせて一緒に説明会づくりを行った結果、当説明会の委託業務以外にも、資料印刷や発送業務なども業務も発注されています。

事務局アウトソーシングのおすすめ企業

アウトソーシングの会社を選ぶうえで最も重要なのが、委託したい事務局の実績です。アウトソーシングの会社は業務によって得手不得手があり、実績のない会社だと期待していた成果が得られない可能性があります。

また、豊富な実績は過去に大きなトラブルがないことの証拠でもあり、セキュリティにも信頼を持てます。事務局を委託する際は、アウトソーサーのコーポレートサイトや資料から実例を確認しておきましょう。

実績重視ならグロップにお任せ

特徴	・代行案件を年間4,000件以上対応 ・年間の取引企業約500社以上で実績豊富 ・1社完結で余計なコストがかからない
主な業務の例	・キャンペーン事務局 ・受付事務局 ・問い合わせ事務局 ・イベント管理事務局 ・年末調整事務局　など
価格	業務量に応じてカスタム ▶費用の詳細なお問い合わせはこちら
所在地	【本社】 岡山県岡山市中区さい70-3 【関東本部】 東京都中央区銀座1-3-9 【関西本部】 大阪府大阪市北区梅田1-12-12
公式サイト	▶グロップの代行サービス

事務局のアウトソーシングに悩んだらグロップにお任せください。グロップは、長期的な運営から単発のキャンペーンまで様々な事務局の実績が豊富にあります。

前後業務もワンストップで対応するので管理の手間も省けます。例えば、キャンペーン事務局なら、郵便物受付から適格チェック、抽選当選者のデータ入力やSNS・Webキャンペーンの運用まで対応するので、クライアントに負担をかけません。

グロップの事務局アウトソーシング例

グロップは、数多くのアウトソーシング実績があります。自治体や官公庁をはじめ、多業種にわたるアウトソーシング実績があるため、様々なノウハウを有していることがわかります。

ニーズに合った最適な運用方法を構築してくれるため、初めての事務局運営で不安という方はグロップにお任せください。

アウトソーシング料金

事務局のアウトソーシングの料金は、依頼する業務内容によって変わります。希望の内容で無料のお見積りを作成してくれるため、事務局のアウトソーシングをお考えの方は、下記お問い合わせフォームからご依頼ください。

事務局のよくある質問

まとめ：事務局運営に悩んだらアウトソーシングがおすすめ

事務局は、プロジェクトを円滑に進めるうえで欠かせない役割を担います。しかし、事務作業や顧客対応が多く、業務に追われて会社のコア事業の推進が思うように行かない場合があります。

事務局運営に手が足らなかったり、行き詰まったりしたなら、事務局のアウトソーシングを検討に入れましょう。アウトソーシングすることで、業務効率が改善され、自社のリソースをコア業務に集中させられます。

アウトソーシングの依頼先に迷ったら、グロップにお任せください。アウトソーシングの実績が豊富なのに加え、必要な業務を丸ごと請け負うので、安心して事務局運営を任せられます。