「紙書類をデータ化する方法を知りたい！」
「書類をデータ化するメリットって何？」

大量の紙書類のデータ化は、主に代行業者への依頼と自社で書類をスキャンする2つの方法があります。しかし、どちらがコストを抑えて効率的に作業を進められるのかわからないですよね。

本記事では、紙書類をデータ化するスキャンや電子化の方法、メリットの解説はもちろん、おすすめの代行業者も紹介しています。自社のリソースに不安がある企業は、代行業者を選ぶ参考にしてください。

大量の書類のデータ化は代行に依頼がおすすめ

データ化の処理が早く品質も高い

メリット	・大量の書類でも短期間でデータ化 ・自社作業よりデータの品質が高い ・不慣れな社員より作業効率が速い
デメリット	・業務委託の料金が発生 ・情報漏えいの危険性がある ・代行業者とのやり取りが手間

紙書類を大量にデータ化する場合は、代行業者に依頼するのがおすすめです。代行業者であれば、書類のデータ化に不慣れな社員より、圧倒的に作業効率が良いので、短時間で質の高いデータ化ができます。

また、自社で書類をデータ化した際に「閲覧データの品質の悪さ」「データの保管方法が違う」などの問題も解決できます。コストや品質を気にするなら、書類データ化の実績豊富なグロップにお任せください。

代行業者に委託する一般的な相場

	代行業者	自社
合計費用	20万円〜40万円	48万5千円 ～92万5千円
初期費用	0円	11万円～55万円
人件費	1枚の費用に含む	37万5千円
備考	1枚辺りの相場40円	10,000枚にかかる時間 →250時間 データ化1枚：1.5分

※10,000枚の書類のデータ化を比較

代行業者に書類のデータ化を委託した場合、相場は1枚40円ほどです。例えば、10,000枚の書類のデータ化なら、代行業者に委託すれば20万～40万円ほどで、自社でやるより20万円近く費用を抑えられます。

また、書類1枚のデータ化には1.5分ほどかかるので、10,000枚データ化する場合、250時間も社員が拘束されます。費用と時間の両方で比較しても、代行業者に委託したほうがコストが掛かりません。

▼費用の詳細はこちら(タップで開閉)

• 代行業者の費用詳細

  合計費用			20万円〜40万円
  1枚の費用			40円
  スキャン代			10円/枚
  OCR処理			10円/枚
  チェック			20円/枚

  自社の費用詳細

  合計費用			48万5千円～92万5千円
  スキャナー			5万円～30万円
  ソフトウェア			1万円～10万円
  メンテナンス			5万円〜15万円
  人件費			37万5千円 ※時給1,500円×250時間

自社で紙書類をデータ化する4つの方法

1.自社の複合機(コピー機)で書類をデータ化

メリット	・社内で手軽に書類のデータ化が可能 ・情報漏えいのリスクが低い ・外部業者への委託費用が発生しない
デメリット	・複合機がない場合は購入費用がかさむ ・保存データの管理方法の徹底が必要 ・データ化の量が多いと作業時間が膨大

大量の紙書類をデータ化する場合は、プリンターやスキャナーなどの機能を搭載した複合機(コピー機)を利用するのがおすすめです。社内で書類のスキャンから電子化まで行えるので、情報漏えいのリスクを低減します。

データ化した書類は、複合機から共有フォルダに保存してパソコンからアクセスできるほか、クラウド連携で自動送信も可能です。また、複合機のスキャナー設定で簡単にPDF化もできます。

▼複合機での一般的なスキャン手順

• 手順	やり方(東芝テック：e-STUDIO2515AC例)
  1	スキャンする書類を複合機にセット
  2	メニュー画面「スキャン」を選択
  3	保存先→ファイル名→ファイル形式→OK
  4	メニュー画面右下の「スキャン」を選択

2.外出先ならスマホの標準アプリでスキャン

iPhone	①メモアプリを起動 ②右下ペンアイコンをタップ ③中央カメラアイコンをタップ →書類をスキャン ④カメラで写真を撮る ⑤保存して完了
Android	①Googleドライブを起動 ②右下「+」アイコンをタップ ③スキャンアイコンをタップ ④カメラで写真を撮る ⑤保存して完了

書類のデータ化は、iPhone「メモアプリ」やAndroid「Googleドライブ」の標準搭載アプリでもスキャンが可能です。スマホのカメラ機能で書類をデータ化できるので、外出先でも手軽にデータ化を行えます。

ただし、大量の書類をデータ化するには向いていないので、外出先で書類をデータ化していち早く社内に共有する場合に活用しましょう。

3.手書き書類はOCRが効率的

手書きの書類をデータ化する場合は、画像からテキストを抽出できるOCRが搭載されたツールがおすすめです。OCRは、紙帳票など手書きの書類のデータ化に適しており、手入力より格段に作業効率が良いです。

ただし、高性能OCRは初期費用の相場が10～20万円、月額で1～3万円ほど料金が発生します。コスト削減になるか導入前に検討が必要です。

4.コンビニのコピー機でもデータ化が可能

紙の書類をデータ化は、コンビニのコピー機からでも可能です。コンビニに設置しているコピー機は、オフィス向け複合機と同等のスペックのため、書類のデータ化に対して問題ありません。

ただし、コピー機に書類を忘れて情報漏えいする恐れがあります。外出先での書類のデータ化はスマホのアプリ、大量の書類データ化なら自社の複合機とルールを徹底して、コンビニの利用は極力避けるべきです。

紙書類をデータ化する5つのメリット

1.管理コストの削減

管理コスト	内容
人件費	・書類の印刷や整理に要する人件費
保管維持費	・保管スペースの賃料 ・棚(キャビネット)やファイルの購入費 ・外部の保管サービス利用時の費用 ※自社で保管スペースがない場合
消耗費	・複合機(コピー機)の維持費 ・用紙やインク、トナーの購入費

紙書類のデータ化は、「人件費」「保管スペースの維持費」「消耗品の購入費」の管理コストを削減できます。保管スペースの規模にもよりますが都市部のオフィスなら、年間数十万から数百万円もコストを削減できます。

また、インボイス制度の適格請求書は7年間の保管義務(参考：国税庁)など、長期間で書類の保管が必要なケースもあります。保管スペースの維持費の解消に紙のデータ化は非常に有効です。

2.書類を探す時間を大幅に短縮

紙の書類をデータ化は、必要な書類を探す時間を大幅に短縮できるのもメリットです。パソコン(PC)で「ファイル名」「日付」で検索するだけなので、資料を保管している棚から探し出す時間より圧倒的に速いです。

また、電子帳簿保存法の電子取引(参考：国税庁)により、注文書や契約書、領収書など電磁的記録の保存が推進されています。必要な取引情報の書類をいち早く閲覧する場合に書類のデータ化は重宝します。

3.書類の共有が円滑で業務効率アップ

紙書類のデータ化は、社内での書類共有が円滑になり業務効率が大幅に向上します。データ化した書類は、クラウド上に保存できるのでアクセスや共有が容易になり、複数人でも同時に資料を確認できるのが利点です。

例として、外出先で会議を行う場合、紙書類の共有の手間や複製、紛失のリスクがあります。しかし、書類をデータ化することで、メンバー全員がリアルタイムで同じ書類にアクセスし、必要な情報を迅速に共有できます。

4.機密情報のセキュリティ対策

紙の書類をデータ化は、機密情報のセキュリティ対策でもメリットが大きいです。紙媒体の書類と違い、アクセス制御や閲覧制限などセキュリティ対策を施せるので、機密情報の漏えいリスクを大幅に減らせます。

紙媒体の書類だと、常に盗難や紛失の危険性が考えられます。しかし、データ化した書類であればバックアップにより盗難・紛失の心配がないほか、災害やシステム障害時にもデータの保全が確保されます。

5.ペーパーレス化で環境保護に貢献

紙のデータ化は、ペーパーレス化により環境保護に大きく貢献します。ペーパーレス化は厚生省も推進しており、紙の使用量の削減で森林資源の保護や廃棄物の削減に直結します。

また、森林の伐採や紙の製造・印刷、郵送で発生するCO2排出の削減にも一役買います。企業側は、ペーパーレス化で環境に配慮することで、企業イメージの向上や顧客からの信頼を高めることにも繋がります。

紙書類をデータ化する3つの注意点

1.紙書類のデータ化に要する時間

大量の紙書類のデータ化は、書類のスキャンやデータ入力の作業時間に膨大な時間がかかります。データ保存のノウハウの共有はもちろん、手作業による物理的な時間や複合機の性能にも依存します。

また、入力ミスによる作業のやり直し、作業者によるデータ品質のばらつきも懸念です。コストを抑えて正確に書類をデータ化するなら、グロップなど大量の紙媒体の電子化にノウハウを持つ代行業者に依頼しましょう。

2.ハッキングや不正アクセスのリスク

紙書類のデータ化により、ハッキングや不正アクセスの標的になり得ます。セキュリティ対策が不十分な場合、情報漏えいやデータ改ざんのリスクが高くなるため、書類をデータ化する前にセキュリティを強化しましょう。

セキュリティ対策が難しいならデータ化した書類の保管を代行業者に任せるのも有効です。特に、書類データの保管サービスも実施している大日本印刷やグロップなら、強固なセキュリティで信頼性も高くおすすめです。

3.書類の視認性が悪い

データ化の注意点として、紙媒体より視認性が悪くなる点が挙げられます。スキャナーの性能次第では、文字が不鮮明になり紙媒体より品質が劣化するほか、紙よりも確認したいページを探す手間がかかります。

書類を高品質のデータで保管する場合は、代行業者に依頼するのもおすすめです。代行業者なら、専用の高速スキャナーを使い短期間で高品質な書類のデータ化を実現できます。

紙書類のデータ化でおすすめの代行業者5選

【PR】グロップ

特徴	・実績が豊富で安心して任せられる ・プライバシーマーク取得で安全 ・トップクラスの高速スキャナーを完備
費用	顧客ごとにカスタムプランを提案 ▶料金の詳細なお問い合わせはこちら
所在地	【本社】 岡山県岡山市中区さい70-3 【関東本部】 東京都中央区銀座1-3-9 【関西本部】 大阪府大阪市北区梅田1-12-12
公式サイト	▶グロップの代行サービス

グロップは、紙書類のデータ化も対応している大手の代行業者です。日本トップクラスの高速スキャナーを完備しており、短期間で書類をデータ化したい企業におすすめです。

プライバシーマークを取得しており、自社センターのセキュリティ体制も万全で、重要書類のデータ化も安心して任せられます。無料相談も受け付けているので、大量の書類に悩んだらまずはグロップに相談しましょう。

業務例：3ヶ月で50万枚の書類をデータ化

グロップは、大量書類のデータ化を短納期かつ高いセキュリティで実現します。実際に、「LPガスの商慣行※是正に向けた対策方針」の省令改正に伴う、50万枚の契約書類のデータ化を3ヶ月で完了した実績があります。

充実した専用設備や高い人員動員力に加え、作業拠点や配送ではセキュリティ面に徹底して注意を払います。安心して書類のデータ化を任せたいなら、グロップに相談してください。

DNP(大日本印刷株式会社)

特徴	・セキュリティ体制が万全 ・データベースの管理も依頼できる ・難易度の高い用紙の電子化も対応
費用	依頼する業務量により費用が変動 ▶問い合わせ先はこちら
所在地	東京都新宿区市谷加賀町1-1-1
公式サイト	▶DNP(大日本印刷)

DNP(大日本印刷株式会社)は、設立から100年を超える印刷業界でも最大手の会社です。書類のデータ化にも対応しており、AIを活用した高精度の手書き文書の読み取りが可能です。

高い印刷技術を応用し、薄紙やトレース紙など自社ではデータ化しにくい書類も対応できます。自社のセンターを保有しており、セキュリティも万全なので機密文書の電子化を検討している企業におすすめです。

NTT印刷株式会社

特徴	・ペーパーレス化の支援が豊富 ・書類管理の導入支援が受けられる ・会社独自のツールを利用できる
費用	依頼する業務量により費用が変動 ▶問い合わせ先はこちら
所在地	東京都中央区入船3-2-10
公式サイト	▶NTT印刷

NTT印刷株式会社は、書類の電子化はもちろん、ペーパーレスのコンサルも行ってくれます。紙書類の削減や電子化のための導入支援が受けられるので、社内のデジタル化を推進できます。

他にも、スマホやタブレットを使って、手書き書類を簡単に電子化できるサービスも提供しています。月額41,250円で利用できるので、現場作業で手書き文書が大量に出る企業におすすめです。

キヤノンビズアテンダ株式会社

特徴	・高品質なデータ化が可能 ・単発のデータ化依頼にも対応 ・最適な書類管理方法を提案してくれる
費用	依頼する業務量により費用が変動 ▶問い合わせ先はこちら
所在地	東京都港区港南2-13-29
公式サイト	▶キヤノンビズアテンダ

キヤノンビズアテンダ株式会社は、カメラやスキャナーの製品開発で有名なキヤノンのグループ会社です。BPOや人材サービスを業務とする会社で、書類のデータ化にも対応してくれます。

書類の仕分けから自社センターへの梱包・発送、電子化、データベースの登録まで一括で請け負ってくれるので、自社のリソースを全く割かずに紙のデータ化ができます。他業務で忙しい企業におすすめです。

三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社

特徴	・セキュリティが高い ・マイクロフィルムのデータ化も対応 ・書類のデータ化の相談も可能
費用	依頼する業務量により費用が変動 ▶問い合わせ先はこちら
所在地	東京都港区三田3-5-19
公式サイト	▶三菱電機インフォメーション

三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社は、三菱電機の子会社の一つで、アウトソーシング事業を行っています。紙の書類をデータ化するサービスも提供しており、高いセキュリティが特徴です。

自社センターにはIC・IDカード・防犯カメラによる厳重な24時間セキュリティシステムを敷いています。セキュリティの高さを重視したい企業におすすめです。

紙書類のデータ化でよくある質問

まとめ：書類のデータ化は代行業者がおすすめ

書類のデータ化は、代行業者に依頼するのがおすすめです。特に、大量の紙書類をデータ化する場合は、膨大な作業時間を要するケースが多いため、業者に依頼した方がコストを抑えられる可能性が大いにあります。

中でも、日本トップクラスの高速スキャナーを完備しているグロップなら、大量の紙媒体の電子化・リネーム対応の依頼でも、コストを抑えて短時間でデータ化できるのが強みです。

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