「キャンペーン事務局とは何？」
「事務局の業務内容を知りたい」

キャンペーン事務局とは、選考や抽選、商品発送、参加者からの問合せ対応など、キャンペーンの運用を行う組織のことです。しかし、実際にキャンペーン事務局を立ち上げる際に、何をやるかわからないことも多いです。

本記事では、キャンペーン事務局の役割や仕事内容はもちろん、自社で運営する際の注意点をまとめています。

さらに、キャンペーン事務局代行のメリット・デメリット、代行会社の選び方もまとめています。キャンペーンの種類や進め方も記載しているので、キャンペーン事務局運営の参考にしてください。

キャンペーン事務局とは？

キャンペーン事務局とは、キャンペーンの実施で発生する業務を対応する組織や部署を指します。業務は多岐に渡り、計画や実施、管理はもちろん、応募者からの問い合わせや景品の準備、発送も対応します。

業務量が膨大なため、代行会社に依頼する企業も増えています。外注費用は一般的に数十万円から依頼でき、一部の業務だけでも任せられるので、自社での運営が困難な企業におすすめです。

キャンペーンの種類と目的

キャンペーンとは、期間限定で「売上の増加」「新規顧客の獲得」を目的とした宣伝活動を指します。キャンペーンの手法は、幅広い層にPRする「オープンキャンペーン」と会員など特定の顧客に向けた「クローズドキャンペーン」の2種類です。

オープンキャンペーン

オープンキャンペーンは、自社のサービスや商品の認知度向上を目的とした活動です。参加条件がなく誰でもキャンペーンに参加できるので、幅広い顧客に向けた宣伝活動を実施したい企業におすすめです。

ただし、応募フォームでの登録や利用規約の同意などの参加条件はあるので、手間なく応募できる仕組みが重要です。なお、準備する景品の金額は、景品表示法の適用外のため、企業側は金額上限の制限なく参加者に景品を用意できます。

クローズドキャンペーン

クローズドキャンペーンは、新しい商品の普及や購買促進を目的とした活動です。商品購入や会員登録など参加条件を設けて、特定の顧客に魅力的な景品のプレゼントや限定割引などを実施する手法です。

また、限定的な特典を設けることで新規顧客の獲得や既存顧客へのアプローチにも役立ちます。なお、景品を準備する際は景品表示法が適用(参考：消費者庁)されるので、景品の金額上限に注意しましょう。

キャンペーンの応募方法

WEBサイトキャンペーン

WEBサイトのキャンペーン応募は、PCやスマホから応募情報の入力で完了する方法です。外出先でもスマホで応募できるので、時間や場所の制限なくキャンペーンに参加できるのが利点です。

SNSキャンペーン

SNSのキャンペーン応募は、X(旧：Twitter)やFacebookを利用した方法です。参加者がSNS上で簡単に応募できるうえに、「投稿」や「シェア」を通じて情報を拡散できるので、幅広い顧客に宣伝できるのがメリットです。

はがきキャンペーン

はがきのキャンペーン応募は、スマホ操作に不慣れな高齢者やインターネット接続が制限されている地域で有効な方法です。ただし、応募はがきの仕分けやデータ入力が手作業になり、人為的なミスや作業時間が長引くことが課題です。

キャンペーンが注目される理由

※出典：総務省

キャンペーンが注目される理由は、新型コロナウイルスの感染拡大を契機にデジタル化が浸透したことが原因です。巣ごもり需要により、WEBやSNSによるインターネット広告費が年々増加しています。

2021年のインターネット広告費は2兆7,052億円にのぼり、「テレビ」「新聞」「雑誌」「ラジオ」4つのマスコミ媒体の合計費用を上回ります。(参考：総務省)

また、2021年から2022年にかけてもインターネット広告費が3,000億も増加しています。市場規模の拡大はとどまることなく、WEBやSNSを活用したキャンペーンの需要は今後も増加傾向を辿るでしょう。

キャンペーン事務局の業務内容

キャンペーン事務局の業務内容は、「事前準備」→「運営」→「応募締め切り後の業務」の流れが主な動きです。なお、膨大な業務量になるので自社での運営が難しいなら、代行会社に業務委託するのもおすすめです。

キャンペーンの事前準備

※参考：景品表示法｜消費者庁

キャンペーンの事前準備では、市場の分析や調査を行い、顧客のニーズを把握することが重要なポイントです。キャンペーン内容を決定したら、次にスケジュールの作成や問い合わせ対応を整備します。

なお、キャンペーン内容によっては大規模な人員配置が必要となります。スムーズなキャンペーン運営には、各業務に関するマニュアル作成と担当者への落とし込みが重要です。

キャンペーンの運営

キャンペーンの運営は、ユーザーからの問い合わせ対応とデータの集約、集計が主な業務です。また、応募者リストの作成を行い、抽選条件を満たしているユーザーかチェックし、抽選対象者を確認します。

応募締め切り後の業務​

キャンペーンの応募締め切り後は、当選したユーザーの最終チェック後、当選の連絡と景品発送を行います。また、対応完了後の、キャンペーンの効果測定や課題・改善点をまとめたレポートの提出も業務に含まれます。

キャンペーン事務局運営の注意事項

キャンペーンの進行管理

キャンペーン事務局の運営は、複数の業務を同時に進行する必要があるので、担当者の進捗状況や徹底したスケジュール管理が求められます。

例えば、宣伝方法の業務が完了しても、景品の準備が滞っていては、スケジュールに遅れが生じる可能性があります。全体の進行状況を把握したうえで、人員の変更やトラブルに関して柔軟な対応が不可欠です。

迅速で丁寧な問い合わせ対応

キャンペーン事務局の運営は、問い合わせ対応も重要な業務です。応募者からの質問はもちろん、クレーム対応など迅速かつ丁寧な対応が求められます。

特に、口コミやSNSでクレームが拡散されると、キャンペーンの信頼性や成功に大きく影響します。事前に想定されるトラブルや問題を洗い出し、対応マニュアルの作成と窓口業務の担当者の教育が重要となります。

個人情報の情報漏えい対策

キャンペーン事務局の運営は、応募者の個人情報の情報漏えい対策が重要です。万が一、個人情報の管理ミスで漏えいが発覚した場合は、企業の信用が損なわれます。

セキュリティ体制に懸念があるなら、代行会社に委託するのがおすすめです。グロップなどの代行会社は、プライバシーマークなどの個人情報の取扱に関する認証資格を有しているため、安心してキャンペーン事務局委託が可能です。

キャンペーン事務局代行のメリット・デメリット

キャンペーン事務局代行の5つのメリット

1.外部の専門スキルやノウハウを活用できる

キャンペーン事務局代行は、キャンペーンに関する専門スキルやノウハウを活用できる点がメリットです。過去の経験をもとに最適な運用方法を提案してくれるので、初めて委託する企業でも安心です。

2.自社業務の負担を減らせる

キャンペーン事務局の代行会社を利用すれば、自社の業務負担を減らせるのがメリットです。応募者の対応やデータ入力など、時間が取られる業務を委託するだけでも、社内のリソースを売上に直結するコア業務に専念させられます。

3.個人情報のセキュリティ体制が強固

キャンペーンのアウトソーシング(外注)先は、個人情報のセキュリティ体制が強固です。プライバシーマークの認証資格を持つ会社に委託すれば、個人情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

4.キャンペーンの効果を分析できる

キャンペーンのアウトソーシングは、キャンペーンの実施効果の分析を行いたい企業にもメリットがあります。実施効果のデータを元に、販売数の増加や売上の伸び、インターネット広告のコンバージョン率などの分析を行い、今後の施策に活かすことが可能です。

5.問い合わせ対応を24時間365日任せられる

キャンペーン事務局を外注すれば、問い合わせ業務を24時間365日対応も可能になります。顧客へのサポート体制を強化できるうえに、自社の人件費も削減できるのが利点です。

キャンペーン事務局代行の3つのデメリット

1.自社にノウハウが蓄積されない

キャンペーン事務局を外注するデメリットは、自社にノウハウが蓄積しにくい点です。将来的に内製化を図る場合は、業務のマニュアル化やノウハウなどを仕組み化をしてくれる会社を選びましょう。

2.見積もりの比較が簡単にできない

代行会社の見積もりは、問い合わせしないと費用やサービスを比較できないのがデメリットです。安易に代行会社を選ぶと、自社の意向に合わないケースも出てくるので、まずはグロップなど無料相談を受け付けている会社に連絡して費用感を確認しましょう。

3.外注コストがかかる

キャンペーン事務局の外注は、代行会社に支払うコストが発生します。また、事務局を運営するうえで追加費用が発生する恐れもあるため、委託先の選定や契約内容の詳細を慎重に検討する必要があります。

アウトソーシングは危ない？対策解説

キャンペーン事務局の代行会社を選ぶ3つのポイント

キャンペーン事務局の実績やノウハウ

まずは、キャンペーン事務局の代行会社の実績を確認しましょう。実績が豊富な会社は、様々な業種やキャンペーンでのノウハウを持っており、効果的な運用の提案やトラブル発生時にも臨機応変に対応してくれます。

例えば、グロップならキャンペーン事務局を含む各種サービスの実績が年間4,000件以上に達するほか、相談にも柔軟に対応してくれます。目的に合った最適なキャンペーン企画を提案してくれるので、代行会社を選ぶ重要なポイントとなります。

プライバシーマークやISMSの取得

キャンペーン事務局の代行会社を選ぶ基準として、プライバシーマークやISMSの個人情報の取扱に関する認証資格を有しているかも重要です。個人情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

また、代行会社のセキュリティ体制や情報の管理方法も確認すべき要素です。セキュリティ体制が心配なら、プライバシーマークを取得しており、セキュリティも万全なグロップにご相談ください。

対応できる業務範囲が広い会社

キャンペーン事務局の代行会社は、対応できる業務範囲が広い会社がおすすめです。例えば、メールとチャット、電話対応を任せたい場合、メール・チャットしか依頼できない会社を選ぶと、電話業務を別会社に依頼する必要があるので、余計な費用がかさみます。

また、グロップのようにキャンペーン事務局はもちろん、コールセンターや一般事務など、対応できる業務が多岐に渡る会社であれば、依頼を1社で完結できるので、余計なコストを抑えて効果的なキャンペーンを実施できます。

キャンペーン事務局代行おすすめ5選

キャンペーン事務局の費用

キャンペーン事務局外注の費用相場は10万円

上記の費用相場はあくまで一例です。一般的な運用費は10万円からが相場となっており、依頼する業務の範囲や業務量によっては数百万円になることがあります。

正確な費用相場を知りたいなら、各社に連絡を取ってアイミツを取ることが重要です。

キャンペーン事務局の費用形態

キャンペーン事務局の費用形態は、基本的な運営や管理で発生する「固定料金(月額料金)」、依頼した業務量で発生する「従量課金制」、成果に基づいた代行業者への報酬「変動性」の3つです。

適用される費用形態は、キャンペーン事務局の運営を依頼する企業や業務内容によって異なるため、契約時に認識の齟齬が起きないよう確認しておきましょう。

キャンペーン事務局のよくある質問

まとめ：キャンペーン事務局の運営はアウトソーシングがおすすめ

キャンペーン事務局の運営は、膨大な業務量と個人情報の漏えい対策から、代行会社に業務委託するのがおすすめです。一部の業務だけでも依頼できるほか、数十万円の費用で全業務を任せることもできます。

ただし、キャンペーン事務局の代行会社は様々あるので、各社の料金やサービスを比較することが重要です。代行会社に迷ったら、事務局業務とマーケティングをトータルで提供しているグロップがおすすめです。

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