「名刺をデータ化する時間がない」
「名刺入力代行の業務内容が知りたい」

名刺のデータ化は、営業の効率アップに欠かせない重要な業務です。しかし、名刺入力には時間がかかり、社員を割り当てるのは効率が悪いと悩む人も多いです。

そこでおすすめなのが名刺入力代行サービスです。1,000枚の名刺を3万円程度で迅速にデータ化してくれるので、時間と費用のコストを大きく削減できます。

本記事では、名刺入力代行の業務内容や費用相場を詳しく解説しています。高品質、低価格、短納期のおすすめサービスも紹介しているので、名刺入力を外注する参考にしてください。

名刺入力代行とは

名刺入力代行とは、名刺を電子化してくれるサービスです。電子化した情報は、顧客リストなどの作成に利用されます。

名刺を営業に活用するために、電子化は重要な作業ですが時間がとられます。代行サービスに依頼することで、会社の生産性を落とさずにコストの削減が図れます。

名刺入力代行で依頼できる業務内容

業務	詳細
名刺のデータ入力	氏名や会社名などの情報を指定したフォーマットで入力
名刺の保管・処理	データ入力後、不要になった名刺の保管または溶解処理
DMの発送代行	入力した名刺情報を元にダイレクトメールを発送
紙媒体への入力	ハガキなどの紙媒体への印字
DMデザイン制作	ダイレクトメールのデザイン制作
出張引取り	展示会やイベントに出張し、貰った名刺を引き取り
出張スキャン	展示会やイベントに出張し、その場で名刺をスキャン

名刺入力代行は、名刺のデータ化以外に、名刺の保管や名刺情報を元にしたDM(ダイレクトメール)の発送代行まで依頼できます。

また、名刺以外にも名簿やハガキなど紙媒体の電子化も請け負うサービスが多いです。大量の紙書類にお困りの方は、下記の記事でおすすめサービスを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

データ入力代行おすすめ11選

依頼の流れ

フロー	詳細
①	公式サイトなどからお問い合わせする
②	ヒアリングを元に代行会社が見積もりを作成
③	費用や提案内容に問題がなければ契約
④	名刺原本(もしくは画像やPDFデータ)を発送
⑤	原本をスキャニングして、データ入力を開始
⑥	確認者が間違いがないかをチェック
⑦	データ納品と原本返却 ※返却の必要がない場合、保管か廃棄

名刺入力代行に依頼する流れを大まかにいうと、問い合わせをした後、見積もりを受け取り、問題がなければ、名刺の原本もしくはデータを発送すれば完了です。

代行会社は、名刺を受け取った後、指定したフォーマットでデータを入力し、データベースへのインポートやエクセルなどで納品を行います。簡単なフローなので、自社に負担がかかりません。

名刺入力代行の3つのメリット

1.コストを削減できる

名刺入力を8時間行なったときの例
作業者	単価	合計
入力代行	29円/1件	4,640円
正社員	時給2,000円	16,000円
アルバイト	時給1,200円	9,600円

※名刺1件の入力を3分で計算

名刺入力代行を利用して、コストの削減が可能です。例えば、8時間の名刺入力作業を代行サービスと正社員で比較した場合、3分の2以上のコストをカットできます。

費用が安いだけでなく、正確性やスピードにも期待できます。名刺電子化のコストを抑えたいなら、入力代行に外注するのがおすすめです。

2.正確性の高い成果物が期待できる

名刺入力代行を利用すれば、正確性の高い成果物が期待できます。代行サービスは、入力と確認作業を複数の人数で実施するので、自社でやるより正確なデータ化が可能です。

他にも、代行サービスは、精度の高い画像読み取り機器でスキャンするなど、最新のシステムを備えています。データ入力のミスが多いなら、導入を検討しましょう。

3.自社のリソースを有効活用できる

名刺入力代行は、自社のリソースを有効活用するのに役立ちます。代行サービスを利用することで、データの入力作業の時間を生産性の高い業務に割り当てられます。

例えば、空いた時間を営業やマーケティングなど売上のための業務に回せます。人手不足でリソースが限られている企業は、代行サービスを利用して効率的に売上アップを図りましょう。

名刺入力代行の3つのデメリット

1.情報漏えいのリスクがある

名刺入力代行は、情報漏えいのリスクがあります。外部に業務を委託する以上、顧客や自社の機密情報が漏えいするリスクはついて回ります。

プライバシーマークなどの情報取り扱い資格は前提として、在宅ワーカーを利用せず、自社センターや社内のみで作業するグロップなどのセキュリティが高いサービスに依頼しましょう。

2.会社によって品質に差がある

名刺入力代行は、会社によって品質に差があるのがデメリットです。中には、誤字脱字が多かったり納期を守らないサービスも存在します。

特に、費用が安すぎる会社の場合、作業や確認の人員を減らしている可能性があります。費用で会社を選ばず、確認体制や作業人数を重視しましょう。

3.定型的な業務以外の依頼は難しい

名刺入力代行のデメリットとして、定型業務以外の依頼が難しい点があります。例えば、名刺に記載のない情報を保管して入力してもらうなどは依頼できません。

データ入力代行の中には、ウェブからの情報収集を請け負うサービスもあるので、名刺に記載のない情報を検索して入力してほしい場合は、打ち合わせ時に希望を伝えましょう。

名刺入力代行の費用相場

入力数	費用相場	入力項目の詳細
5項目	10～20円	名前・会社名・部署名 役職名・メールアドレス
8項目	15～30円	名前・会社名・部署名・役職名 メールアドレス・郵便番号 住所・電話番号
10項目	30～40円	名前・会社名・部署名・役職名 メールアドレス・郵便番号 住所・電話番号 FAX番号・会社URL

名刺入力の単価は、入力項目の数で変動します。費用は顧客リスト作成に必要な情報が揃った、8項目の依頼で1枚15～30円が相場です。

例えば、100枚の名刺のデータ化には、一般的に5時間程度かかると言われています。社員が担当した場合1万円ほどかかる費用が、1,500～3,000円に抑えられるので、非常にコストパフォーマンスが良いです。

名刺入力代行を選ぶポイント

1.複数社で費用相場を確認

名刺入力代行を選ぶ際は、複数社で費用相場を確認するのが重要です。費用の相場感とサービス内容を比較し、より適切な代行会社を選べるようになります。

代行会社選びには「PRONI」など見積もり一括サイトを利用するのがおすすめです。希望に沿って業者を絞れるので、簡単に外注先の候補をピックアップできます。

▶PRONIアイミツ公式サイトはこちら

2.データ入力の精度が高い会社選び

代行業者は、データ入力の精度が高い会社を選びましょう。データに誤字脱字があっては、入力代行に依頼する意味がありません。

データ入力の精度は、チェック体制から確認できます。おすすめは、2人で同じ内容を入力し、差異を確認するベリファイ方式を採用している、グロップなどの代行サービスです。

【ベリファイ方式とは】 同じデータを2人が入力し、違いがないかを確認する方式。工数は掛かるが、入力と確認を分けるダブルチェック方式より、入力のミスを抑えやすい。

3.セキュリティ体制が万全な代行会社

名刺入力代行は、セキュリティ体制が万全な会社を選びましょう。社内の機密情報を共有する以上、情報漏えいのリスクは最小限に抑えないといけません。

プライバシーマークなどの個人情報取り扱いの資格の有無はもちろん、外部パートナーや在宅ワーカーを利用せずに、自社センターや社内のみで対応している代行会社を選びましょう。

4.依頼したい業務の実績が豊富

名刺入力代行は、依頼したい業務の実績が豊富な会社を選びましょう。経験が豊富であれば、正確かつ短納期のデータ入力が期待できます。

特に、大手企業や大学、自治体などの実績が豊富であれば、大量の依頼も正確に対応している可能性が高いです。コーポレートサイトや資料から、取り組み実績のある会社を確認しましょう。

5.短納期の依頼が可能

名刺入力代行会社は、短納期が可能など、スピード感のある会社を選びましょう。納品がスピーディーな方が、迅速にマーケティングなどに活用でき、会社全体の業務効率が上がります。

納期までの営業日が明確な会社や、短納期のオプションがある代行サービス、国内外の作業拠点が豊富なグロップなどの企業に依頼するのがおすすめです。

名刺入力おすすめ代行サービス5選

【PR】グロップ

料金	業務量に応じてカスタム ▶費用の詳細なお問い合わせはこちら
チェック体制	ベリファイ方式
特徴	・専用スタッフを揃え正確性を担保 ・安く短納期の依頼が可能 ・セキュリティが高い
公式サイト	▶グロップのBPOサービス

グロップは、創業50年を迎える大手の代行会社です。専任スタッフを揃えたうえ、チェック体制にもベリファイ方式を採用しており、データ入力の正確性が高いのが特徴です。

また、海外拠点を所有しており、低価格、短納期での依頼にも対応できます。在宅ワーカーを利用せず、自社センターで作業を行うので、情報漏えいのリスクも抑えられています。

名刺入力で重要な「正確性」「スピード」「セキュリティ」を揃えているので、名刺入力代行に悩んだらまずはグロップに相談するのがおすすめです。

名刺入力.com

料金	5項目：15～25円 8項目：25～35円
チェック体制	ベリファイ方式(※プランによる)
特徴	・通常プランと高精度プランを選べる ・入力精度99.9% ・大量案件ならディスカウントあり
公式サイト	▶名刺入力.comの公式サイト

名刺入力.comは、低価格を重視する人におすすめの代行サービスです。1枚15円の料金は、業界の中でも有数の低価格を誇ります。

費用が安いだけでなく、大手上場企業との取引もあり、正確性には信頼が持てます。

「対応が迅速で丁寧だった」「見積もりから納品までスピーディーだった」など、対応に満足する声が寄せられており、今まで代行サービスを使ったことのない人でも安心して利用できます。

うるるBPO

料金	10項目：31円～
チェック体制	2名一致入力
特徴	・名刺にない情報の保管入力可能 ・DM発送など後の工程もサポート ・データ入力の実績が3万件以上
公式サイト	▶うるるBPOの公式サイト

うるるBPOは、安心して名刺入力代行を利用したい人におすすめのサービスです。名刺入力を含むデータ入力の専門会社として、20年以上の実績を持ち、累計で3万件以上の案件に対応しています。

名刺にない情報の保管入力やDM発送代行なども依頼できる柔軟さも特徴です。

データ入力後の営業活動に回す人手が足りなければ、一度うるるBPOに相談してみてください。

おまかせDATA入力

料金	8項目：31円～
チェック体制	二重目視
特徴	・5,000社以上の資料を電子化 ・PCと一体の高精度スキャナーを導入 ・DMの発送代行も請け負える
公式サイト	▶おまかせDATA入力の公式サイト

おまかせDATA入力は、業界最高水準の精度を誇るデータ入力代行業者です。5,000社以上の企業の資料を電子化しており、外国語や指定のシステムの入力など、難易度の高いデータ入力にも対応できます。

電子化の作業では、AIを搭載したPC一体型スキャナーを運用しています。スキャナーとPCが一体となっていることで、ネットワーク接続不要の高セキュリティ環境で作業が可能です。

海外企業との付き合いが多い企業や、正確性とセキュリティ面を重視したい企業は、おまかせDATA入力に相談してみてください。

シスプロデータプロ

料金	8項目：21円～
チェック体制	ベリファイ方式
特徴	・業界の中でも低価格で依頼できる ・英語や中国語にも対応可能 ・DM発送までまとめて依頼可能
公式サイト	▶シスプロデータプロの公式サイト

シスプロデータプロは、低価格で名刺入力を依頼できる代行業者です。1枚21円と相場より安い料金で依頼できるだけでなく、ベリファイ方式を採用しているので正確性にも信頼が持てます。

また、最速で当日納品も可能です。展示会やイベントで交換した名刺を即日データ化し、翌日にはDMを発送するなど、スピーディーに仕事を進められます。

DM発送も代行できるので、複数の代行サービスを使わずに済むのもメリットです。時間と費用の削減を最重要視するなら、シスプロデータプロに相談してみましょう。

名刺入力代行でよくある質問

まとめ：名刺入力代行を利用して業務効率を上げよう

名刺入力は、代行サービスに依頼することで、自社の業務効率アップに役立ちます。1枚25円と低価格で依頼できるので、費用も安く抑えられます。

代行サービスの中には、DMや商品の発送、架電まで依頼できる業者もあります。目的に沿った代行サービスを利用して業務効率を上げ、自社の売上を伸ばしましょう。

【PR】名刺入力代行ならグロップ

名刺入力代行なら、グロップに依頼するのがおすすめです。豊富なスタッフと海外拠点を揃えており、「低価格」「短納期」「高品質」のデータ化を提供できます。

DM発送や架電の代行も請け負っているので、名刺のデータ化をすぐに営業活動に繋げられます。無料で相談できるので、名刺入力で悩んでいるなら、まずはグロップにお問い合わせしましょう。