「キャンペーン事務局とは何？」
「事務局の業務内容を知りたい」

キャンペーン事務局とは、選考や抽選、商品発送、参加者からの問合せ対応など、キャンペーンの運用を行う組織のことです。しかし、実際にキャンペーン事務局を立ち上げる際に、何をやるかわからないことも多いです。

本記事では、キャンペーン事務局の役割や仕事内容はもちろん、自社で運営する際の注意点をまとめています。

さらに、キャンペーン事務局代行のメリット・デメリット、代行会社の選び方もまとめています。キャンペーンの種類や進め方も記載しているので、キャンペーン事務局運営の参考にしてください。

キャンペーン事務局とは？

キャンペーン事務局とは、キャンペーンの実施で発生する業務を対応する組織や部署を指します。キャンペーン業務は多岐に渡り、計画や実施、管理はもちろん、応募者からの問い合わせ対応や景品の準備、発送などが挙げられます。

キャンペーンを運営する業務量が膨大なため、代行会社に依頼する企業も増えています。外注費用は一般的に数十万円から依頼でき、一部の業務だけでも任せられるので、自社での運営が困難な企業におすすめです。

キャンペーンの種類と目的

項目	詳細
種類	オープン (一般向け)	クローズド (会員向け)
条件	〇参加条件なし	×参加条件あり
	〇景品表示法適用なし	×景品表示法適用あり
目的	認知度向上 新商品の促進	購買促進 新規顧客の獲得

キャンペーンの意味は、期間限定で「売上の増加」「新規顧客の獲得」を目的とした広告や宣伝活動を指します。キャンペーンの手法は、幅広い層にPRする「オープンキャンペーン」と会員など特定の顧客に向けた「クローズドキャンペーン」の2種類です。

オープンキャンペーン

オープンキャンペーンは、自社のサービスや商品の認知度向上を目的とした活動です。参加条件がなく誰でもキャンペーンに参加できるので、幅広い顧客に向けた宣伝活動を実施したい企業におすすめです。

ただし、応募フォームでの登録や利用規約の同意などの参加条件はあるので、手間なく応募できる仕組みが重要です。なお、準備する景品の金額は、景品表示法の適用外のため、企業側は金額上限の制限なく参加者に景品を用意できます。

クローズドキャンペーン

クローズドキャンペーンは、新しい商品の普及や購買促進を目的とした活動です。商品購入や会員登録など参加条件を設けて、特定の顧客に魅力的な景品のプレゼントや限定割引などを実施する手法です。

また、限定的な特典を設けることで新規顧客の獲得や既存顧客へのアプローチにも役立ちます。なお、景品を準備する際は景品表示法が適用(参考：消費者庁)されるので、景品の金額上限に注意しましょう。

キャンペーンの応募方法

WEBサイトキャンペーン

WEBサイトのキャンペーン応募は、PCやスマホから応募情報の入力で完了する方法です。外出先でもスマホで応募できるので、時間や場所の制限なくキャンペーンに参加できるのが利点です。

SNSキャンペーン

SNSのキャンペーン応募は、X(旧：Twitter)やFacebookを利用した方法です。SNSキャンペーンのメリットは、参加者がSNS上で簡単に応募できるうえに、「投稿」や「シェア」を通じて情報を拡散できるので、幅広い顧客に宣伝できるのが魅力です。

はがきキャンペーン

はがきのキャンペーン応募は、スマホ操作に不慣れな高齢者やインターネット接続が制限されている地域での実施で有効な方法です。ただし、応募はがきの仕分けやデータ入力が手作業になり、人為的なミスや作業時間が長引くことが課題です。

キャンペーンが注目される理由

※出典：総務省

キャンペーンが注目される理由は、新型コロナウイルスの感染拡大を契機にデジタル化が浸透したことが原因です。巣ごもり需要により、WEBやSNSによるインターネット広告費が年々増加しています。

2021年のインターネット広告費は2兆7,052億円にのぼり、「テレビ」「新聞」「雑誌」「ラジオ」4つのマスコミ媒体の合計費用を上回ります。(参考：総務省)

また、2021年から2022年にかけてもインターネット広告費が3,000億も増加しています。市場規模の拡大はとどまることなく、WEBやSNSを活用したキャンペーンの需要は今後も増加傾向を辿るでしょう。

キャンペーン事務局の業務内容

運用手順	内容
①	【キャンペーンの事前準備】 ・市場分析と調査 ・キャンペーン内容の企画立案 ・スケジュールの作成 ・運営マニュアルの作成 ・事務局の設置 ・景品の準備
②	【キャンペーンの運用】 ・応募受付(問い合わせ対応) ・応募データの集計と管理 ・応募者の抽選(応募条件を満たした方)
③	【応募締め切り後のキャンペーン業務】 ・当選者の最終確認 ・当選者に連絡 ・景品発送 ・成果分析と改善点

キャンペーン事務局の業務内容は、「事前準備」→「運営」→「応募締め切り後の業務」の流れが主な動きです。なお、キャンペーン業務は多岐に渡り、膨大な業務量になるので自社での運営が難しい場合は、代行会社に業務委託するのも手段の1つです。

キャンペーンの事前準備

業務内容	詳細
市場分析	・ターゲット層の顧客ニーズを把握 ・公的機関の統計データを調査 ・アンケート調査の実施 ・年齢や性別など属性データも収集 ・他社が実施したキャンペーンを調査
企画・立案	・キャンペーン内容と目標を定める ・応募方法や当選条件を決める ・広告や宣伝の媒体を考える ・応募媒体のデザインを決める
スケジュール	・企画内容からスケジュールを組む ・キャンペーン実施の人員を割当
マニュアル	・各業務のマニュアルを準備 ・応募規約を作成
事務局の設置	・応募受付や問い合わせ対応の整備 ※電話番号、メールアドレス 　私書箱、応募フォーム ・FAQ(よくある質問)の作成 ※HP媒体で宣伝を実施する場合 ・個人情報の取扱、管理方法を策定
景品の準備	・景品表示法(※)を事前に確認 ・プレゼントする景品を決める ・景品の手配や発送方法を決める

※参考：景品表示法｜消費者庁

キャンペーンの事前準備では、市場の分析や調査を行い、顧客のニーズを把握することが重要なポイントです。キャンペーン内容を決定したら、次にスケジュールの作成や問い合わせ対応を整備します。

なお、キャンペーン内容によっては大規模な人員配置が必要となります。スムーズなキャンペーン運営には、各業務に関するマニュアル作成と担当者への落とし込みが重要です。

キャンペーンの運営

業務内容	詳細
応募受付	・キャンペーンの問い合わせ対応 ・応募者のデータを随時集約 ※ハガキ(郵便物)やメール、SNSなど 　告知する媒体で集約方法が異なる
データ集計	・応募者データの集計 ・応募者のリストを作成
応募者の抽選	・応募者リストから抽選対象者を確認

キャンペーンの運営は、応募ユーザーからの問い合わせ対応とデータの集約、集計が主な業務です。また、応募者リストの作成を行い、年齢制限や地域制限など抽選条件を満たしているユーザーかチェックし、抽選対象者を確認します。

応募締め切り後の業務​

業務内容	詳細
当選者の確認	・当選したユーザーの最終チェック ※重複当選など不備がないか確認
当選者に連絡	・当選者への連絡(電話やメール)
景品発送	・発送前に景品を検品 ・景品の梱包と発送 ・配送状況の確認
成果分析	・キャンペーンの効果測定 ・課題や改善点をまとめる

キャンペーンの応募締め切り後は、重複当選など当選したユーザーの最終チェック後、当選の連絡と景品発送を行います。当選者への対応が完了したら、キャンペーンの効果測定や課題・改善点をまとめ、今後実施するキャンペーンに活かします。

キャンペーン事務局運営の注意事項

キャンペーンの進行管理

キャンペーン事務局の運営は、複数の業務を同時に進行する必要があるので、担当者の進捗状況や徹底したスケジュール管理が求められます。

例として、広告や宣伝方法の業務が完了しても、景品の準備が滞っている状況では、運営開始時のスケジュールに遅れが生じる可能性があります。全体の進行状況を把握したうえで、人員の変更やトラブルに関して柔軟な対応が不可欠です。

迅速で丁寧な問い合わせ対応

キャンペーン事務局の運営は、問い合わせ対応も重要な業務です。応募者からの質問はもちろん、クレーム対応など迅速かつ丁寧な対応が求められます。

特に、口コミやSNSでクレームが拡散されると、キャンペーンの信頼性や成功に大きく影響します。事前に想定されるトラブルや問題を洗い出し、対応マニュアルの作成と窓口業務の担当者の教育が重要となります。

個人情報の情報漏えい対策

キャンペーン事務局の運営は、応募者の個人情報の情報漏えい対策が重要です。万が一、個人情報の管理ミスで漏えいが発覚した場合は、企業の信用が損なわれます。

自社のセキュリティ体制に懸念がある企業は、代行会社に委託するのがおすすめです。グロップなどの代行会社は、プライバシーマークやISMSといった個人情報の取扱に関する認証資格を有しているため、安心してキャンペーン事務局委託が可能です。

キャンペーン事務局代行のメリット・デメリット

キャンペーン事務局代行の5つのメリット

1.外部の専門スキルやノウハウを活用できる

キャンペーン事務局代行は、キャンペーンに関する専門スキルやノウハウを活用できる点がメリットです。キャンペーンを成功させる豊富なノウハウから、過去の実績をもとに最適な運用方法を提案してくれるので、初めて委託する企業でも安心です。

2.自社業務の負担を減らせる

キャンペーン事務局の代行会社を利用すれば、自社の業務負担を減らせるのがメリットです。キャンペーン関連のデータ入力や管理など、時間が取られる業務を委託するだけでも、社内のリソースを売上に直結するコア業務に専念させられます。

3.個人情報のセキュリティ体制が強固

キャンペーンのアウトソーシング(外注)先は、個人情報のセキュリティ体制が強固です。個人情報の漏えいは、会社の信用問題に関わります。プライバシーマークの認証資格を持つ会社に委託すれば、セキュリティ対策に懸念がある企業も安心して任せられます。

4.キャンペーンの効果を分析できる

キャンペーンのアウトソーシングは、キャンペーンの実施効果の分析を行いたい企業にもメリットがあります。実施効果のデータを元に、販売数の増加や売上の伸び、インターネット広告のコンバージョン率などの分析を行い、今後の施策に活かすことが可能です。

5.問い合わせ対応を24時間365日任せられる

キャンペーン事務局の外注により、問い合わせ業務を24時間365日対応が可能です。自社では困難な休日対応もアウトソーシング業者なら柔軟に対応できるので、顧客へのサポート体制を強化できるうえに、自社の人件費も削減できるのが利点です。

キャンペーン事務局代行の3つのデメリット

1.自社にノウハウが蓄積されない

キャンペーン事務局を外注するデメリットは、自社にノウハウが蓄積されないのが難点です。キャンペーンに精通した人材が自社で育たないので、将来的に内製化を図る場合は業務のマニュアル化やノウハウなどを仕組み化をしてくれる会社を選びましょう。

2.見積もりの比較が簡単にできない

代行会社の見積もりは、問い合わせしないと費用やサービスを比較できないのがデメリットです。安易に代行会社を選ぶと、自社の意向に合わないケースも出てくるので、まずはグロップなど無料相談を受け付けている会社に連絡して費用感を確認しましょう。

3.外注コストがかかる

キャンペーン事務局の外注は、代行会社に支払うコストが発生します。また、事務局を運営するうえで追加費用が発生する恐れもあるため、委託先の選定や契約内容の詳細を慎重に検討する必要があります。

アウトソーシングは危ない？対策解説

キャンペーン事務局の代行会社を選ぶ3つのポイント

キャンペーン事務局の実績やノウハウ

項目	グロップの実績例
導入企業	大手スマートフォン用アプリ運営企業
導入経緯	Twitterフォロー＆リツイートキャンペーン
実施内容	Twitterデータ収集、データ抽選、商品発送 問合せ対応、集計・レポート作成
導入成果	応募件数が60,000リツイート 当選者5,000名にギフトコードを配信

キャンペーン事務局の代行会社の選び方は、実績が豊富な会社か確認しましょう。実績が豊富な会社は、様々な業種やキャンペーンでのノウハウを持っており、効果的な運用の提案やトラブル発生時にも臨機応変に対応してくれます。

例えば、グロップならキャンペーン事務局を含む各種サービスの実績が年間4,000件以上に達するほか、相談にも柔軟に対応してくれます。実績豊富な会社は、培われたノウハウから最適な運用方法を提案してくれるので、代行会社を選ぶ重要なポイントとなります。

プライバシーマークやISMSの取得

キャンペーン事務局の代行会社を選ぶ基準として、プライバシーマークやISMSの個人情報の取扱に関する認証資格を有しているかも重要です。認証資格を取得している会社であれば、個人情報に関する情報漏えいのリスクを最低限に抑えられます。

また、代行会社のセキュリティ体制や情報の管理方法も確認すべき要素です。セキュリティ体制が心配なら、プライバシーマークを取得しており、キャンペーン事務局のセキュリティも万全なグロップに依頼するのがおすすめです。

対応できる業務範囲が広い会社

キャンペーン事務局の代行会社は、対応できる業務範囲が広い会社がおすすめです。例えば、メールとチャット、電話対応を任せたい場合、メール・チャットしか依頼できない会社を選ぶと、電話業務を別会社に依頼する必要があるので、余計な費用がかさみます。

また、グロップのようにキャンペーン事務局はもちろん、コールセンターや一般事務など、対応できる業務が多岐に渡る会社であれば、1社で様々な業務を完結できるので、余計なコストを抑えて効果的なキャンペーンを実施できるのが魅力です。

キャンペーン事務局代行おすすめ5選

キャンペーン事務局の費用

キャンペーン事務局外注の費用相場は10万円

内容	費用形態	費用相場
事務常駐	固定料金	月額5万～30万円程度
データ処理	従量課金	データ1件あたり 5～50円
コールセンター	従量課金	通話1分あたり 10～50円
コールセンター	従量課金	通話1件あたり 100～500円
売上の増加	変動性	増加した売上の 5～20%
コスト削減	変動性	削減されたコストの 10～30%
KPI達成	変動性	KPI達成に対する 固定金額

上記の費用相場はあくまで一例です。一般的な運用費は10万円からが相場となっており、依頼する業務の範囲や業務量によっては数百万円になることがあります。費用相場の目安は、各社に連絡を取ってアイミツを取ることが重要です。

キャンペーン事務局の費用形態

キャンペーン事務局の費用形態は、基本的な運営や管理で発生する「固定料金(月額料金)」、広告制作やプロモーションの立案などの依頼した業務量で発生する「従量課金制」、成果に基づいた代行業者への報酬「変動性」の3つです。

適用される費用形態は、キャンペーン事務局の運営を依頼する企業や業務内容によって異なるため、契約時に認識の齟齬が起きないよう確認しておきましょう。

キャンペーン事務局のよくある質問

まとめ：キャンペーン事務局の運営はアウトソーシングがおすすめ

キャンペーン事務局の運営は、膨大な業務量と個人情報の漏えい対策から、代行会社に業務委託するのがおすすめです。一部の業務だけでも依頼できるほか、数十万円の費用で全業務を任せることもできます。

ただし、キャンペーン事務局の代行会社は様々あるので、各社の料金やサービスを比較することが重要です。代行会社に迷ったら、事務局業務とマーケティングをトータルで提供しているグロップがおすすめです。

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